Актуальные маршруты деловых туристов
С наступлением весны оживляется бизнес-активность компаний. Соответственно многие предприятия организовывают выездные мероприятия на выставки, конференции, тренинги, которые проходят как в ближнем, так и дальнем зарубежье. Именно в это время особенно динамично развивается такой сегмент туриндустрии, как business-travel.
По данным менеджера группы маркетинга концерна "КИЙ АВІА" Вадима Бавенко, сегодня индустрия мирового делового туризма охватывает 140 стран и приносит $430 млрд годового финансового оборота. В Украине, как отмечает менеджер по рекламе туристической фирмы "САМ" Ольга Петруша, деловой туризм особенно активно начал развиваться в последние два года. Причиной тому стало повышение уровня корпоративной культуры компаний, одной из важнейших составляющих которой является мотивация и повышение командного духа сотрудников. Компании отправляют на отдых, учебу, семинары, конференции как своих сотрудников, так и партнеров — поставщиков, покупателей, агентов и клиентов. По оценке заместителя директора компании "Новый стандарт деловых путешествий" Ирины Леончук, рынок делового туризма за последний год вырос практически в два раза. Генеральный директор ООО "Пилот" Роман Полищук считает, что активизация деловых поездок в Украине непосредственно связана с динамичным развитием национальной экономики и ее интеграцией в мировой рынок. Директор компании "Кон-Тики" Наталья Шумилова добавляет, что в увеличении спроса на организацию деловых поездок большое значение имеет рост объемов производства и торговли, что влечет за собой расширение круга международных деловых контактов.
С ростом спроса увеличивается число компаний, основным направлением которых является бизнес-туризм. Более того, появляются фирмы, которые занимаются исключительно этим видом путешествий. По словам Ирины Леончук, постепенно руководство компаний приходит к пониманию, что экономически выгодно обращаться к оператору, специализирующемуся на направлении business-travel, чем привлекать к организации поездок своих сотрудников. Между тем, по словам Романа Полищука, деловой туризм как отдельное направление предлагают очень немногие туристические фирмы.
По данным начальника отдела маркетинга компании "Нью Лоджик" Ларисы Скрипки, крупных компаний, выбравших основным направлением деятельности организацию деловых туров, в столице пока не более десяти. Между тем г-жа Скрипка рекомендует обращаться именно в универсальные агентства business-travel, к оператору деловых путешествий полного цикла обслуживания, который способен предоставить полный спектр услуг как по турам в пределах Украины, так и по зарубежным путешествиям. Операторы деловых поездок владеют полной информацией по конференц-залам, могут предоставить собственное специальное оборудование, имеют опыт в работе с предприятиями, лучше понимают их потребности и, следовательно, могут более полно удовлетворить все потребности клиента.
Ольга Петруша отмечает, что программы деловых поездок весьма разнообразны, однако основу таких путешествий составляют комбинированные туры, которые позволяют и плодотворно поработать, и затем хорошо отдохнуть. Обслуживание business-travel предполагает предоставление полного спектра услуг по организации поездки, что под силу лишь крупной широкопрофильной туристической фирме. Такие компании способны осуществить полный цикл обслуживания клиента: от закупки авиабилетов, бронирования определенного класса отеля, аренды конференц-залов, предоставления трансферов до организации специальных мероприятий. Кроме этого, туристической фирме, предоставляющей корпоративные услуги, необходим отдельный отдел, занимающийся исключительно такого рода услугами. Причем в идеале за каждой компанией должен быть закреплен отдельный менеджер, отвечающий за ее обслуживание. В частности, Роман Полищук рассказывает, что в "Пилоте" создан специальный отдел, занимающийся исключительно деловыми поездками корпоративных клиентов — как за рубеж, так и по Украине.
Стимул развития бизнеса
По словам директора компании "Кон-Тики" Натальи Шумиловой, основными заказчиками деловых поездок являются корпоративные бизнесмены и частные предприниматели. Лариса Скрипка отмечает, что лидерами бизнес-путешествий являются, прежде всего, нефтегазовые, металлоперерабатывающие предприятия, IT-компании, фармацевтические, финансовые организации (банки, страховые компании), строительные структуры и предприятия пищевой промышленности.
Большим спросом пользуются поездки на международные выставки — авиационные, сельскохозяйственные, промышленного оборудования, автомобильные и мебельные салоны. В последнее время активно работают на международных экспозициях IT-предприятия и туристические компании, организовывающие прием иностранных туристов в Украине. По оценке Ирины Леончук, с выходом страны на международный рынок все больше специалистов из различных отраслей стремятся представить мировой общественности свои разработки, познакомиться с последними новинками и обменяться идеями с профессионалами западного мира. Это происходит на международных конференциях, семинарах, съездах, выставках и т. д. Немаловажной мотивацией для проведения зарубежных поездок является также поиск новых деловых партнеров.
Роман Полищук отмечает, что бизнес-туризм включает как индивидуальные, так и групповые поездки руководителей и сотрудников, основными целями которых является участие в различного рода мероприятиях, съездах, конференциях, семинарах, посещение и участие в торгово-промышленных выставках и ярмарках, а также поощрительные поездки для сотрудников и клиентов (инсентив-туры). Обычно деловая часть путешествий сочетается с экскурсионной программой.
Организационные нюансы
В большинстве случаев минимальный пакет business-travel включает оформление выездных документов, заказ авиабилетов, бронирование отелей, трансферы, сопровождение гида-переводчика. Набор дополнительных услуг, по замечанию Романа Полищука, зависит от требований и возможностей заказчика. Это может быть аренда конференц-зала, регистрация участия в выставке, поиск деловых партнеров, организация семинаров и конференций, экскурсионные программы, корпоративные развлекательные мероприятия и прочее.
Как правило, в активе компаний имеются стандартные пакеты бизнес-туров, однако они корректируются, исходя из целей поездки и индивидуальных потребностей клиентов. Операторы business-travel занимаются составлением программ с нуля. К примеру, как говорит Ирина Леончук, по такой схеме работает компания "Новый стандарт деловых путешествий" — вне зависимости от количества участников путешествия в каждом конкретном случае составляются индивидуальные программы. Ольга Петруша уверяет, что формирование туров с нуля позволяет максимально удовлетворить все потребности заказчиков: "Все, что требуется от клиента, — это подробное изложение своих пожеланий и ориентировочный бюджет, запланированный на данное мероприятие".
По словам Вадима Бавенко, компания, как правило, предоставляет несколько вариантов проведения тура, включая страны, курорты, конкретные отели, варианты доставки: чартерные или регулярные рейсы и т. д. После согласования принципиальных вопросов готовится детальная программа поездки.
Ирина Леончук рекомендует заказывать бизнес-тур заблаговременно, поскольку в процессе реализации заказа могут возникнуть различные дополнительные корректировки. Кроме того, для качественной организации поездки требуется определенное время. Роман Полищук полагает, что в идеале подготовкой серьезной корпоративной поездки нужно заниматься за два-три месяца до запланированной даты выезда. По словам Ольги Петруши, сроки заказа тура варьируются в зависимости от его сложности, страны отправления и сезона (желательно работу по формированию поездки начать до наступления "высокого сезона", если ее сроки попадают на этот период). Если речь идет об участии компании в крупной международной выставке, Наталья Шумилова рекомендует заказывать программу минимум за 15–30 дней: обычно уже за две недели до начала мероприятия не остается ни удобных перелетов, ни мест в гостиницах.
Составляющие стоимости
Как отмечает Ирина Леончук, стоимость бизнес-тура рассчитывается индивидуально, в зависимости от количества человек, формата мероприятии, стоимости услуг, которые включены в тур, категории отеля, типа номера, вариантов питания, дополнительного сервиса (аренда автомобиля, конференц-зала, сопровождение переводчика, гида и т. д.). Итоговая стоимость зависит также от отдаленности страны, в которой будет проходить мероприятие. К примеру, если придется отправиться на конференцию международного масштаба в Новую Зеландию, то лишь авиаперелет в одном направлении составит приблизительно $1800 (в зависимости от тарифов конкретной авиакомпании) на каждого участника. Наталья Шумилова уточняет, что можно заказать как целый деловой пакет, так и отдельные услуги (к примеру, авиаперелет, проживание, аренду конференц-зала и оборудования и прочее.).
Практически каждая компания, работающая в сфере делового туризма, старается проявлять максимальную лояльность по отношению к клиентам и предоставляет системы скидок. Так, Лариса Скрипка рассказывает, что "Нью Лоджик" разработала значительное снижение цен для корпоративных заказчиков. Большинство гостиниц предоставляют ведущим операторам деловых путешествий существенные скидки, достигающие по некоторым отелям и конференц-залам от 5 до 40%, что позволяет предлагать заказчикам скидки от 3 до 20%. Специальные тарифы предусмотрены и для групп — от 10 человек и больше (процент скидки варьируется индивидуально). Практикуются также отсрочки платежа, бесплатная доставка билетов, услуги персонального менеджера. "Если клиент летает часто, на международные рейсы предусмотрено снижение стоимости до 2–3% от официальной цены авиабилета", — добавляет г-жа Скрипка. Роман Полищук рассказывает, что система скидок, предлагаемая компанией "Пилот", зависит от объема заказываемых услуг, формы и сроков оплаты и некоторых других факторов.
Ирина Леончук отмечает, что все услуги по организации и обслуживанию деловой поездки можно оплатить в Киеве, что позволит сократить время прохождения бухгалтерских и финансовых отчетностей, а также избежать хлопот по оформлению документов в другой стране.
География поездок
По словам Ларисы Скрипки, маршруты деловых поездок разнообразны и зависят, в первую очередь, от цели поездки. Наиболее популярные в Украине направления — Киев и города-миллионники: Харьков, Одесса, Донецк, Днепропетровск. Москва и Санкт-Петербург — популярные места проведения мероприятий в ближнем зарубежье. Что касается Западной Европы, то это, как правило, Германия, Франция, Англия. Основная цель поездок в эти страны — посещение центральных офисов предприятий и участие в международных выставках.
Много деловых поездок организовывается и в Китай (здесь в основном проводятся всевозможные экспозиции). А вот зарубежные конференции и insentive-поездки чаще всего организовываются в Египте, Турции, Болгарии, Чехии, Венгрии, Черногории. Предпочтение отдается странам, в которых хорошо развита гостиничная сеть и имеется достойная рекреационная база при сравнительно невысоких ценах. Обычно предлагаются отели, располагающие конференц-залами и необходимым оборудованием.
Наталья Шумилова говорит, что по количеству и спектру тематических выставок несомненным лидером остается Китай. Ольга Петруша отмечает, что все большую популярность при организации бизнес-поездок приобретает Украина, которая уже сейчас располагает хорошей базой по организации такого рода мероприятий в Крыму и в Карпатах.
По информации Натальи Шумиловой, наиболее дорогостоящими регионами business-travel традиционно считаются США, Япония, Тайвань, Южная Корея и Гонконг. Если же говорить об инсентив-туризме, то, как уверяет Роман Полищук, наиболее дешевыми вариантами являются Турция и Египет. Это в основном связано с наличием чартерных рейсов по этим направлениям.
Туроператоры отмечают, что иногда мероприятие может начаться в одной стране, а завершиться в другой. В этом случае по каждой из стран разрабатываются отдельные программы.
Вадим Бавенко рассказывает, что в "КИЙ АВІА" существуют пакеты с минимально необходимыми услугами. Например, поездка на 5 дней в Австрию стоит от 680 евро, пакет на 8 дней в Венгрию — от 1360 евро, на 5 дней в Голландию — от 740 евро, на 8 дней на Кипр — от $768, на 8 дней в Китай (Пекин) — от $1330, на 8 дней в Гонконг — от $1450, на 8 дней в Сингапур — от $1600, на 7 дней в ОАЭ — от $1280, на 5 дней в Чехию — от 815 евро.
