Бизнес на командировках
В жизни деловых людей понятия "работа" и "отдых" давно становятся в один синонимичный ряд. В последние два-три года число странствующих по миру бизнесменов активно растет. Сейчас компании все чаще стали делегировать обязанности по организации бизнес-поездок профессиональным туроператорам.
Полезные удовольствия
Большинство экспертов сходятся во мнении, что сегмент business travel развивается чрезвычайно активно. На сегодняшний день данный рынок находится на стадии активного роста и до этапа стагнации ему еще далеко. По данным начальника отдела маркетинга компании "Нью Лоджик" Ларисы Скрипки, сегмент деловых поездок в денежном выражении увеличивается ежегодно как минимум на 50–70%. Однако реально темпы роста оценить довольно непросто, поскольку официальная статистика предоставляет весьма искаженную информацию: многие туристические компании не выделяют автономно услуги business travel. Не проводят анализ состава постояльцев и большинство отечественных гостиниц.
Кроме зарубежных, в последнее время также наблюдается тенденция значительного увеличения количества поездок в пределах Украины представителями одной компании-заказчика. Связано это с тем, что многим как отечественным, так и иностранным предприятиям становится тесно на столичном рынке. Одной из наиболее актуальных тенденций в украинской экономике является освоение киевскими компаниями региональных рынков: они открывают филиалы, представительства, строят новые магазины и торговые точки. Активное развитие отечественных предприятий позволяет чаще выезжать за рубеж с деловым визитом. Так, в ООО "Нью Лоджик" значительно возросло количество заказов по таким видам услуг, как бронирование гостиницы за рубежом и визовая поддержка. Если еще несколько лет назад большинство предприятий направляли в командировку одновременно двух-трех сотрудников, то в настоящее время как минимум два-три раза в месяц поступают запросы на визовую поддержку для групп по 30–50 человек. Некоторые клиенты ездят на тренинги за рубеж в количестве 70 и более человек. И таких заказчиков с каждым днем становится все больше.
По словам директора компании "Пилот" Натальи Довгой, благодаря мощному влиянию мировых тенденций положительная динамика роста в сегменте делового туризма наблюдается уже несколько лет подряд, поэтому можно с уверенностью говорить об увеличении актуальности этого направления. По прогнозам, в нынешнем году спрос на деловой туризм в Украине вырастет в полтора-два раза.
Специалисты "Премьер Экспо" отмечают, что бизнес-путешествия предоставляют уникальную возможность достичь одновременно двух целей: решить важный вопрос делового характера и сменить обстановку. Несмотря на то что данное направление существует совсем недавно — этой отрасли не более 30 лет, именно business travel демонстрирует рекордные темпы роста (15–25%), которые в несколько раз превышают общую динамику развития мировой экономики. Эксперты констатируют, что количество компаний — участников международной туристической выставки UITT "Украина — путешествия и туризм" (ближайшие даты проведения экспозиции — 26–29 марта) год от года растет, равно как и интерес туристических компаний к организации специализированных деловых мероприятий. Это связано прежде всего с интересом к услуге business travel не только со стороны крупных заказчиков, но и среднего и малого бизнеса. Речь идет о юридических компаниях, страховых, финансовых организациях, кадровых и консалтинговых фирмах, металлоперерабатывающих предприятиях, IT-компаниях, фармацевтических и строительных организациях, предприятиях пищевой промышленности.
Лариса Скрипка считает, что росту количества деловых поездок в немалой степени способствует и улучшение экономической ситуации в Украине. На отечественный рынок выходят международные компании, активно работают и развиваются отечественные предприятия. Фактически business travel является "лакмусом" экономики страны: чем активнее функционируют предприятия, тем больше проводится конференций, выставок и семинаров, расширяется география работы организаций. Услуги business travel востребованы, и этот рынок постоянно растет не только потому, что специализированные агентства могут быстро и в сжатые сроки организовать любую деловую поездку. Предприятию зачастую выгоднее заключить договор корпоративного обслуживания с оператором, нежели отвлекать высокооплачиваемых сотрудников от своих прямых обязанностей для организации поездок и мероприятий. Причем все чаще к услугам операторов обращаются даже те компании, в штате которых есть специальный человек, организовывающий деловые поездки, — тревел-координатор.
Деловые эксперты
На сегодняшний день лишь немногие фирмы целенаправленно занимаются продвижением и развитием business travel. Среди компаний, специализирующихся на этом направлении, — New Logic, "Новый стандарт", Obriy. Лидеры данного сегмента находятся в Киеве. Объясняется это тем, что в столице сконцентрирован основной капитал, размещены центральные офисы большинства отечественных предприятий и представительства иностранных компаний. Высокая востребованность деловых путешествий предполагает увеличение числа организаций, специализирующихся на данном виде услуг. В последнее время количество таких компаний действительно выросло — как за счет открытия новых фирм, так и благодаря тому, что универсальные прежде агентства стали концентрировать внимание на развитии делового туризма. Кстати, за рубежом четко выделяется направление business travel. Например, недавно на украинский рынок вышла международная сеть Radius (the global travel company), специализирующаяся на обслуживании крупных международных корпораций. В нее входит порядка 90 агентств, располагающих более 4650 офисами по всему миру. В каждой стране из многих претендентов Radius отбирает представителя, тщательно проверяя соответствие каждой компании высокому международному уровню. В Украине данная сеть представлена ООО "Нью Лоджик".
Лариса Скрипка предполагает, что обостряющаяся конкуренция будет вынуждать агентства к более качественному обслуживанию клиентов, совершенствованию механизма предоставления услуг, расширению базы подрядчиков. Помимо этого, прогрессивному росту способствует и выход на украинский рынок международных туристических сетей, работающих по высоким западным стандартам.
По данным Натальи Довгой, сейчас в нашей стране можно выделить не более 15 компаний, позиционирующих себя как операторы деловых поездок. В принципе делать ставку на монопродукт довольно рискованно, поэтому на рынке присутствуют в основном многопрофильные компании, которые, исходя из тенденций международного делового туризма и учитывая актуальность и перспективность данной отрасли для Украины, являются универсальными поставщиками услуг, имея в своем арсенале и предложения по деловому туризму.
Директор департамента маркетинга компании "Артекс-94" Ольга Грановская объясняет немногочисленный состав сегмента "деловой оператор" тем, что business travel — слишком специфический вид туров, где каждый клиент — это личность со своими требованиями. Безусловно, организация деловых путешествий разительно отличается от массового пляжного отдыха, когда туристу предлагают уже готовые пакеты. Предоставление услуг business travel требует много времени и сил и, соответственно, предполагает участие высококвалифицированных менеджеров.
По данным Ассоциации делового туризма Украины, доля business travel в нашей стране составляет 15–17%, тогда как в развитых государствах аналогичный показатель находится на уровне 25%. Поэтому, по убеждению специалистов "Премьер Экспо", организация и проведение любого рода мероприятий для этого рынка — занятие перспективное, однако непростое.
По прогнозам Всемирной туристической организации (World Tourism Organization), в ближайшее десятилетие количество деловых поездок в мире увеличится втрое. Поэтому организаторы Международной конференции "MICE Ukraine 2008: организация конференций и деловых встреч", которая состоится 28 марта в рамках XIV Международной выставки UITT 2008 "Украина — путешествия и туризм", намереваются обеспечить профессионалов делового туризма идеальной платформой для поиска решений актуальных проблем отрасли. Конференция соберет основных участников отечественного рынка business travel, а также международных операторов и поставщиков различного рода услуг и сервисов для корпоративных клиентов. Участники мероприятия смогут обсудить перспективы и направления дальнейшего развития и сотрудничества по корпоративному обслуживанию, организации профильных мероприятий, деловых поездок на международные выставки, тренинги, конференции и семинары.
Залог эффективных контактов
Наиболее активно пользуются услугами операторов business travel представительства зарубежных компаний, предприятия с иностранными инвестициями. Служащие этих организаций больше ездят по Украине и за рубеж, к ним часто приезжают деловые партнеры. Иностранные фирмы ведут активную деловую жизнь, регулярно участвуют в выставках и конференциях, проводят PR-мероприятия и корпоративные праздники. Кроме того, зарубежные представительства зачастую более платежеспособные, чем аналогичные украинские компании. Между тем, как отмечает Лариса Скрипка, с развитием отечественной экономики наши предприятия все активнее пользуются услугами оператора business travel. На данный момент лидерами деловых путешествий являются консалтинговые агентства, металлоперерабатывающие предприятия, IT-компании, фармацевтические, финансовые структуры (банки, страховые компании), строительные организации, предприятия пищевой промышленности. Вместе с тем перечень новых клиентов постоянно растет, с развитием экономики возникает потребность в деловых поездках и у организаций других отраслей.
Ольга Грановская рассказывает, что сейчас наиболее популярными направлениями business travel являются инсентив-туризм и выставки. Такие мероприятия предоставляют возможность ознакомиться с новыми прогрессивными технологиями и завязать контакты с зарубежными коллегами, перенять передовой опыт в различных областях промышленности, иногда — подписать на месте нужные контракты.
Лариса Скрипка добавляет, что немало поездок приходится на посещение представительств зарубежных компаний-поставщиков или клиентов, главных офисов учредителей и т. д. Основная цель деловых туров по Украине: посещение филиалов, дилеров и дистрибьюторов, проведение совещаний. За последний сезон значительно возросло количество съездов, конференций и тренингов для специалистов отделов продаж и региональных представителей.
Актуальные маршруты
Ольга Грановская отмечает, что география выставочных туров напрямую связана с дислокацией "выставочных стран". Это практически вся Европа, Эмираты, Япония, Южная Корея, Китай. Среди европейских стран наиболее актуальны Германия, Италия, Великобритания, Венгрия и др.
По словам Ларисы Скрипки, много деловых мероприятий проводится в Украине. Чаще всего осуществляются поездки в Харьков, Одессу, Донецк и Днепропетровск. Популярными направлениями являются также Москва и Санкт-Петербург (в Украине работает много предприятий с российским капиталом). Среди стран дальнего зарубежья в последнее время особый интерес отмечается к Китаю. В частности, ООО "Нью Лоджик" активно сотрудничает с компанией "Укр-Китай Коммуникейшн", предоставляющей коммуникативную площадку для наших и китайских предпринимателей.
Готовых бизнес-пакетов операторы не предлагают. Исходя из пожеланий клиента, формируется пакет деловой поездки индивидуально для каждого сотрудника предприятия. У многих крупных организаций есть свои выработанные стандарты путешествий, а также суммы, выделяемые каждому работнику как на питание, так и на проживание, транспортные расходы, имеются четко расписанные условия проезда для каждого человека. Поэтому зачастую компании-организатору приходится подбирать индивидуальные решения для каждого сотрудника фирмы-клиента.
Между тем Ольга Грановская отмечает, что имеются базовые пакеты предложений, в которые могут быть включены любые дополнительные услуги и экскурсии. Кроме того, заказчик может забронировать через турфирму только перелет или проживание в отеле. Но следует учитывать, что виза открывается лишь под полный пакет услуг (перелет, проживание, программа, трансфер, страховка).
Список необходимых документов для организации инсентив-туров варьируется в зависимости от места проведения мероприятия. Большинство консульств стран Шенгенского соглашения требуют для открытия въездной визы стандартный набор документов: загранпаспорт, заполненные анкеты, две или три фотографии паспортного формата, полис медицинского страхования, справку с места работы, подтверждение проживания на период поездки и заказа авиабилетов или их оригиналы, гарантийное письмо от предприятия. Как правило, участники украинских делегаций получают индивидуальные служебные визы, хотя их документы и рассматриваются в составе группы. Положительными факторами, способствующими получению разрешения на въезд, являются предыдущие посещения участником тура стран Шенгенского соглашения, а также предоставление документов, подтверждающих деловую активность предприятия и его связи с иностранными партнерами. Впрочем, туроператоры отмечают, что отказы при организации бизнес-туров случаются крайне редко.
В любом случае специалисты говорят, что чем больше группа участников поездки, тем в более ранние сроки должны подаваться заявки на тур, поскольку каждая кандидатура рассматривается отдельно. Ограничений по числу участников бизнес-поездок нет — это может быть как один человек, так и несколько сот представителей компании. От числа участников зависит разве что наличие сопровождающих и их количество. Так, существует система, предусматривающая работу одного сопровождающего-переводчика для группы из не менее 25 человек.
В идеале заказывать бизнес-туры стоит по возможности как минимум за один месяц, чтобы представители компании успели учесть все нюансы поездки. Кроме того, в период проведения выставок и семинаров гостиницы, которые находятся ближе к месту событий или в центре города, полностью забронированы за три-четыре недели до начала мероприятия. Аналогичная ситуация и с авиабилетами — чтобы забронировать эконом-, а не бизнес-класс, стоит позаботиться об этом заранее. Особенно заблаговременно следует готовиться к поездке на крупные выставки, которые проводятся в Украине. Гостиницы, расположенные вблизи крупных выставочных центров, не обладают достаточным номерным фондом, и, как правило, за полторы-две недели до начала экспозиции большинство номеров оказываются занятыми. Причем чем больше группа, тем раньше следует заказывать поездку. Ведь если планируется корпоративное мероприятие на 100 человек, намного легче и значительно дешевле расселить его участников за месяц, чем за два дня. Если же речь идет об организации конференции за рубежом для 200 клиентов компании-заказчика, то подобное мероприятие лучше всего планировать за полтора-два месяца до его начала. Между тем ведущим операторам деловых поездок под силу организовать семинар или тренинг и за несколько дней, ведь такие компании, как правило, располагают собственной технической базой (транспортом, конференц-оборудованием) и широким выбором конференц-залов, имеют достаточное количество собственного персонала для оперативной подготовки крупных проектов в кратчайшее время.
Все услуги — от аренды гостиничных номеров до аренды автомобиля за рубежом — клиенты могут оплатить в Киеве. Это не только предоставляет возможность заранее спланировать и при необходимости снизить бюджет поездки, но и минимизирует возможность возникновения лишних рисков и хлопот во время путешествия, связанных с недостаточным знанием иностранного языка и законов чужой страны. Как показывает опыт, большинство корпоративных клиентов предпочитают не выдавать своим сотрудникам валюту, а оплачивать в travel-компании стоимость всех услуг единым cчетом. Именно поэтому возможность оплаты всех услуг в Киеве является для корпоративных клиентов особым преимуществом.
Стоимость деловых поездок варьируется в зависимости от множества факторов, основные из которых — количество человек, отправляющихся в путешествие, продолжительность тура, страна пребывания, условия проживания, вид транспорта (авиаперелет или поезд), его класс (первый, бизнес или эконом), услуги гида или переводчика и пр. По словам Натальи Довгой, проведение выставочных мероприятий в определенном городе той или иной страны влечет существенное удорожание размещения в отелях в этом городе. Зачастую повышение стоимости достигает 100–150%. А если речь идет о странах Азии (Китай, Япония), то они относятся к категории наиболее дорогих из-за высокой стоимости перелета. К относительно демократ
