Лучшее место для общения
В столице растет спрос на помещения для проведения конференций и на услуги по их организации.
По словам Андрея Кувшинова, руководящего партнера фирмы "Финансовый аналитик сервис", занимающейся организацией и проведением конференций, ежегодно в Киеве проводится нескольких сотен мероприятий, созываемых для общения специалистов. Эксперты считают, что большинство этих конференций можно классифицировать по нескольким категориям: профессиональные (участники — представители различных компаний), "круглые столы" (с присутствием прессы, экспертов), тренинговые. При этом г-н Кувшинов отмечает, что каждая такая группа имеет свои особенности, которые нужно учитывать при выборе конференц-зала. Например, профессиональная проходит, как правило, в небольшом помещении. Однако столы в нем должны стоять буквой "П". Желательно наличие в зале презентационного оборудования, а если среди участников есть иностранцы — то и системы синхронного перевода.
При проведении "круглого стола" нужен прежде всего собственно круглый стол (найти который, как ни странно, иногда бывает весьма проблематично). Кроме того, подобные мероприятия обычно многолюдны, так что потребуется зал на 100–150 мест. А для проведения, скажем, тренинговых собраний подойдет только помещение, позволяющее расставить мебель в соответствии с потребностями программы.
Есть и общие требования для всех категорий. Так, в непосредственной близости от места встречи должен быть зал для фуршета. Желательно, чтобы здание располагалось недалеко от центра. Ведь, как считают некоторые заказчики, проведение конференции "у черта на куличках" может отсеять часть потенциальных посетителей. Если выбирать зал, исходя из этих требований, нетрудно прийти к выводу, что соответствующих помещений в столице немного. "Хороших конференц-залов в Киеве очень мало — не более десяти. Поэтому, например, осенью, которая традиционно считается пиком сезона, залы нужно резервировать за два месяца", — говорит Владимир Гурьев, генеральный директор компании "Визит Киев", которая специализируется на конференц-сервисе, организации деловых встреч, фуршетов, презентаций.
Менеджеры, работающие на рынке конференц-услуг, отмечают, что сегодня наиболее популярны залы Дома ученых, НАН Украины, Дома кино, Украинского дома, а также помещения некоторых бизнес-центров (скажем, "Горизонт-Тауэр") и отелей (Президент-отель "Киевский", "Днепр", "Премьер-палас" и др.). Правда, залы отелей не всегда удовлетворяют заказчиков, готовящих масштабное мероприятие, так как рассчитаны на небольшое количество людей (20–80 чел). Арендные ставки разные — от 40 до 500 грн. в час. Цена зависит, главным образом, от месторасположения зала, наличия презентационного оборудования, качества мебели, а также существующего на данный момент спроса. Хотя, скорее всего, твердых расценок не существует. В каждом конкретном случае организатор может "выбить" для себя скидку до 50%. Опытные эксперты считают, что в связи с увеличением спроса и небольшим предложением ситуация уже в скором будущем может измениться: владельцы залов начнут поднимать цены.
Владимир Гурьев говорит о тенденции, характерной для столичного рынка подобных услуг. В последнее время клиенты все чаще заказывают загородные конференц-залы. "Если конференция рассчитана на несколько дней и приглашено много гостей из других городов, загородный комплекс решит сразу две проблемы: хороший конференц-зал плюс программа отдыха. При этом стоимость загородного зала и проживания гостей сравнительно невысокая — от 100 грн. на человека в сутки. Такие цены предлагают, в частности, гостиничные комплексы "Пролiсок" и "Башта", — рассказывает г-н Гурьев. Кстати, знатоки говорят, что подобная загородная форма проведения конференций очень популярна во всем мире. В Европе их проводят в конференц-комплексах со специально оборудованными залами, гостиничными номерами, рестораном, спортзалом, сауной. У нас также скоро появится подобный комплекс — его строит компания "Визит Киев" недалеко от столицы, в Ворзеле. Планируется, что в живописной местности возле озера разместится трехэтажный комплекс с конференц-залами на 450 человек, гостиничными номерами, рестораном, сауной, бильярдом, бассейном.
Не менее важный вопрос, который приходится решать каждому организатору конференций, — состав докладчиков. Ведь не секрет, что если в мероприятии запланировано выступление известных специалистов, то участники поедут и в Кончу-Заспу. И наоборот — если заявленная тема и лица неинтересны, будет пустым зал даже в центре Киева.
Для приглашения потенциальных лекторов организаторы конференции, как правило, привлекают советников. В основном докладчики — это признанные в определенной отрасли светила, менеджеры утвердившихся на рынке компаний, высокопоставленные чиновники и т. д. То есть так называемые лидеры мнений. Они читают центральные доклады, а также советуют организаторам, кого из специалистов пригласить на конференцию. Причем участие того или иного лица в мероприятии может быть как платным, так и бесплатным. Например, руководители компаний, бизнесмены преимущественно не требуют гонораров. Для них важнее поддержать собственный имидж и "засветить" имя компании, а также пообщаться с коллегами. Профессиональные лекторы, напротив, просят сравнительно высокие гонорары — от $1000. Дополнительно организатор должен оплатить проживание и проезд такой персоны. Гораздо скромнее "такса" у чиновников — $50–250 за 30–45-минутный доклад. Депутаты, члены парламентских комитетов обычно берут такие же гонорары. Однако зачастую они перечисляют полученные средства в различные благотворительные фонды. О чем, естественно, заявляют во всеуслышание.
Еще одним важным моментом является оплата участия в конференции. Люди опытные знают, что рассчитать ее размер при проведении разового мероприятия не очень-то просто. Если стоимость низка, то многие потенциальные участники не захотят связываться с внесением каких-нибудь 20 гривень. Высокий же уровень оплаты предполагает проведение конференции адекватного уровня. В принципе, можно сделать участие в мероприятии и бесплатным, но тогда существует опасность, что далеко не все зарегистрированные участники соберутся. Нет денег — нет и внутренних обязательств.
Стоимость аренды конференц-залов в Киеве
Помещение
Вместимость, чел.
Стоимость аренды, грн./час
