Где провести презентацию

Специалисты столичных рекламных агентств отмечают, что в связи с выводом на рынок новых марок и активизацией рекламных кампаний в последнее время резко возрос спрос на организацию и проведение презентаций. Большинство киевских фирм при этом предпочитает перекладывать все хлопоты, связанные с подобными проектами, на плечи агентств. Однако немало и таких, которые готовят презентации собственными силами.

Одна из основных проблем, с которыми сталкиваются руководители, планирующие провести презентационное мероприятие, — выбор помещения. Ведь, как утверждает директор РА "Академия рекламы" Андрей Шлыков, "неправильный выбор зала может испортить самую дорогостоящую и хорошо продуманную презентацию".
Эксперты советуют: прежде чем искать помещение для проведения презентации, следует решить, какую идею необходимо донести до аудитории. Определившись с идеей, стоит продумать пути ее реализации. Например, презентацию новой марки пива можно провести, организовав дегустацию, а можно устроить по этому поводу шоу-представление, тема которого созвучна с названием и слоганом нового продукта. Естественно, залы при этом будут разными. Ведь в первом случае достаточно обычного просторного помещения, где будут стоять накрытые столы, тогда как во втором не обойтись без огромного зала с хорошей акустикой и ярким освещением.
Отдельный вопрос — сама целевая аудитория. Скажем, если в планы организатора входит приглашение специалистов, презентацию стоит проводить в солидном месте (к примеру, в бизнес-центре). Если же среди приглашенных большинство — журналисты, а по окончании мероприятия планируется большой фуршет, помещение должно быть вместительным и позволять провести выездной банкет.
Директор PR-агентства Whites Shend-wick International Мартин Нанн говорит, что сегодня в столице не так много залов, приспособленных для таких мероприятий. Однако при желании, наличии времени (а на подготовку хорошей презентации, по его мнению, нужно не менее трех месяцев) и денег выбрать все-таки можно. При этом г-н Нанн выделяет несколько групп помещений, в той или иной мере пригодных для проведения презентаций. Один из наиболее дешевых и простых вариантов — офис компании. Затрат на аренду зала — никаких. Остается потратить порядка $500 на украшение помещения и рассылку пригласительных — и можно презентоваться. Но специалисты утверждают, что зачастую дешевым этот вариант кажется только на первый взгляд. На самом деле затраты могут быть достаточно ощутимыми — ведь во время подготовки помещения и проведения презентации нормальная работа сотрудников практически невозможна. К тому же, офис не всегда удобен для приглашенных, так как, за редким исключением, не рассчитан на большое количество людей. Да и проведение фуршета в рабочем помещении может оказаться проблематичным. Исключение составляют случаи, когда презентуется собственно офис (скажем, при переезде компании). Тогда это действительно лучший вариант. И организовать даже самую шикарную презентацию можно с довольно небольшими затратами. Например, Мартин Нанн рассказывает, что при проведении презентации завода Cargill в Донецке, где в числе приглашенных были высокие государственные чины, в качестве места для мероприятия выделили... складское помещение. Однако выход из затруднительного положения нашли. Объявили конкурс среди школьников города на изображение лучшего подсолнуха. Получив таким образом несколько тысяч больших и ярких подсолнухов, специалисты просто прикрепили их к ткани, которой были задрапированы складские стены. Получилось дешево и со вкусом.
Так как в последнее время выросла популярность презентаций с организацией всевозможных шоу, возрос спрос и на залы, позволяющие это шоу провести. Среди самых популярных — залы филармонии, оперного театра и некоторых ночных клубов ("Голливуд", "Сайгон", "Динамо-Люкс" и др.). Подобные помещения привлекают заказчиков тем, что рассчитаны на большое количество людей (свыше 300 человек) и, главное, — имеют все необходимое для проведения представления: аудиоаппаратуру, световые установки, акустику, декорации и др. Немаловажно и наличие смежных залов или ресторана, где можно накрыть столы для фуршета. Однако стоимость аренды таких площадей довольно высока. Скажем, при аренде зала театра или филармонии нужно уплатить сумму, равную стоимости билетов на отмененный концерт. А в случае с ночным клубом — возместить убытки, связанные с закрытием зала "на обслуживание". Отсюда цены — час аренды вышеназванных залов колеблется от $300 до $500 и выше.
На более серьезных презентациях, где планируется присутствие большого количества солидных приглашенных, фривольный дух мероприятия может быть неуместен. В таком случае наиболее подходящие помещения — конференц-залы столичных гостиниц (для этого вполне подходят, скажем, залы отелей "Днепр", "Украина", "Русь", президент-отеля "Киевский", "Экспресс" и др). Преимущество такого варианта состоит в том, что вышеперечисленные залы довольно вместительны и могут принимать до 500 человек. Кроме того, в таких помещениях, как правило, есть презентационная техника. И, конечно же, предусмотрена возможность проведения фуршета или банкета (в основном, их проводят в ресторане отеля). Цены на презентационные услуги гостиниц разные и зависят как от месторасположения отеля (в центре — почти на 50% дороже, чем на окраине), так и количества звезд, состояния самого зала. Например, в центре Киева диапазон цен таков: $200–300/час в зале трехзвездочного отеля и до $500 — в четырех- или пятизвездочном, а в менее престижных районах трехзвездочный отель с радостью предоставит зал с необходимой аппаратурой и за $100/час. Кстати, подобная тенденция характерна практически для всех залов, независимо от их специфики. Однако специалисты говорят, что попытка сэкономить и арендовать помещение, скажем, в Пуще-Водице (там это можно сделать и за $20/час) не всегда оправдана. Ведь приглашенные вряд ли будут добираться туда своим ходом. А доставка людей автобусами может обойтись организатору дороже, чем аренда зала в центре Киева.
Так как львиная доля всех презентаций проводится специально для прессы, в последнее время для таких мероприятий все чаще выбирают ресторанные залы. Они удобны по нескольким причинам. Во-первых, можно проводить фуршет, как говорят, "не отходя от кассы". Во-вторых, очень часто, если организаторы мероприятия заказывают ресторанный фуршет, аренда зала для них бесплатна. То есть разместить и накормить 50 приглашенных можно всего за $500. Однако и тут есть свои нюансы. В Киеве 500 ресторанов, но банкетные залы, где может разместиться 100 и более человек, имеют не более 30 заведений (среди них, например, "Конкорд", "Эврика", "Будапешт" и др.) Кроме того, все больше руководителей ресторанов отказываются от закрытия заведения "на обслуживание". Скажем, директор ресторана "Конкорд" объясняет это так: "Посетители недовольны, если ресторан по каким-либо причинам закрыт. Так что с недавнего времени мы отказались от сдачи зала для проведения презентаций".
А вот при проведении презентации, к примеру, в гостинице, можно столкнуться с "фуршетной" проблемой. Как "ДС" уже писала в №19, администрация заведения может запретить проведение банкета "сторонними" силами.