Командировочные: какие расходы оплачивает работодатель

В Украине работники имеют право на возмещение потраченных средств и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. Об этом гласит ст. 121 Кодекса закона о труде.

В частности, работнику должны выплачиваться:

• суточные за время пребывания в командировке;
• стоимость проезда к месту назначения и назад;
• траты по найму жилого помещения (в порядке и размерах, установленных законодательством).

Размер оплаты труда за выполненную работу не может быть меньшим среднего заработка. Эта сумма устанавливается в соответствии с трудовым и коллективным договором.

Согласно ст. 140.1.7 Налогового кодекса Украины, налогоплательщик оплачивает не подтвержденные документально расходы на питание и финансирование других собственных нужд, понесенные работником в связи с командировкой:

• в пределах Украины - не более 0,2 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки,
• за границей - не выше 0,75 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки.

Налогоплательщик, отправивший работника в командировку, также оплачивает:

• проезд (перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте);
• проживание в гостиницах (мотелях), в том числе включаемые в их счета траты на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья);
• наём других жилых помещений;
• телефонные разговоры;
• оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз);
• обязательное страхование;
• другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Перечисленные траты могут быть включены в состав расходов налогоплательщика только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих их стоимость. Это могут быть транспортные билетов и счета (напр. багажные квитанции), в том числе электронные билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта. Речь идет также о чартерных рейсах, счетах, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания, страховых полисов и т. п.

Не разрешается включать в состав расходов на питание стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, а также суммы "чаевых" (за исключением случаев, когда они включаются в счет согласно законам страны пребывания), а также плату за зрелищные мероприятия.

Сумма суточных определяется согласно:

• приказу о командировке,
• соответствующим первичным документам (в случае командировки в пределах Украины и стран, въезд на территорию которых не требует наличия визы, разрешения на въезд),
• отметке уполномоченного должностного лица Государственной пограничной службы Украины в загранпаспорте или документе, который его заменяет (в случае командировки в страны, куда разрешается въезд только при наличии визы, разрешения на въезд).

При отсутствии указанных соответствующих подтверждающих документов, приказа или отметок уполномоченного должностного лица Государственной пограничной службы Украины в паспорте или заменяющем его документе, сумма суточных не включается в состав расходов налогоплательщика.

Кабинет Министров Украины отдельно определяет предельные нормы суточных для командировки членов экипажей судов, других транспортных средств или суммы, направляемые на питание членов экипажей вместо суточных, если такие суда (другие транспортные средства):

• осуществляют коммерческую, промышленную, научно-поисковую или рыболовную деятельность за пределами территориальных вод Украины;
• выполняют международные рейсы для осуществления навигационной деятельности или перевозки пассажиров или грузов за плату за пределами воздушной или таможенной границы Украины;
• используются для проведения аварийно-спасательных и поисково-спасательных работ за пределами таможенной границы или территориальных вод Украины.

Суммы и состав расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, определяются правительством. Сумма суточных для таких категорий физических лиц не может превышать сумму, указанную выше.