Офис в режиме экономии
Трансформация обычных контор в "умные офисы", которая была на пике моды до кризиса и обходилась компаниям в кругленькую сумму, сейчас интересует лишь незначительную часть предпринимателей.
На установку интеллектуальных систем, которые начнут экономить деньги когда-то в будущем, но требуют немалых вложений уже сейчас, у многих попросту не осталось средств. Тем не менее платить за содержание офиса как можно меньше бизнесмены по-прежнему хотят, и помочь им в этом может внедрение довольно-таки простых энергосберегающих технологий.
От модного к экономному
Содержание офисов становится для компаний все более дорогим удовольствием. Средние эксплуатационные расходы на сегодняшний день колеблются от 30 до 80 грн./кв. м. То есть на относительно небольшое помещение площадью 100 кв. м предприниматель, помимо арендной платы, вынужден тратить дополнительно 3–8 тыс. грн. в месяц. Львиная доля этих денег (до 80%) уходит на коммунальные услуги, в частности тепло- и водоснабжение, а также электроэнергию. И по мере повышения тарифов цифры в счетах будут только расти.
Особенно актуальна эта проблема для офисов, расположенных вне современных бизнес-центров, построенных уже с учетом энергосберегающих технологий. До кризиса в отечественной корпоративной среде популяризировалась своего рода мода на так называемые "умные офисы". Их концепция предусматривает максимальное снижение потребления тепла, воды и электричества за счет установки энергосберегающих систем.
Второе направление минимизации расходов — сокращение использования бумаги в делопроизводстве. Наиболее продвинутые компании шли еще дальше, подкрепляя желание сэкономить благородной идеей о защите окружающей среды. Помимо вышеперечисленного "зеленые" офисы сдают макулатуру, оплачивают утилизацию опасных для экологии расходных материалов (батареек, картриджей) и т. д.
Но с наступлением экономических сложностей модная тенденция пошла на спад. Ведь экономные технологии, прежде чем принесут ощутимую пользу кошельку, требуют немалых затрат. Впрочем, есть своего рода "минимальный пакет", который стоит сравнительно недорого и начинает экономить средства уже в первые месяцы после внедрения. Речь идет прежде всего о системах, позволяющих экономить электроэнергию, счетчиках воды и "умных" выключателях.
Лампа без накала
Самым простым способом сократить расходы на свет является банальная замена обычных ламп накаливания на энергосберегающие. Несмотря на то что последние стоят в десять раз дороже (20–26 грн./шт.), они во столько же раз будут дольше работать (ресурс — 10 тыс. часов против 1 тыс. у стандартных ламп). К тому же обычная лампочка за год съедает электроэнергии приблизительно на 150 грн., а энергосберегающая — всего на 30 грн. Для небольшого офиса (15 ламп) годовая экономия составит почти 2 тыс. грн.
Для помещений большей площади (от 100 кв. м) выгоднее люминесцентные или светодиодные лампы. Они служат в 20 раз дольше обычных и потребляют в разы меньше энергии (25 Вт). Световой поток у люминесцентных светильников в четыре–шесть раз выше, чем у ламп накаливания, что позволяет обойтись сравнительно небольшим количеством и экономить до 80% электроэнергии. Да и стоят они недорого (от 10 грн./шт.).
Впрочем, сейчас многие компании, в свое время установившие люминесцентные лампы, подумывают об их замене на еще более экономные светодиоды (LED по международной классификации — light emitting diodes). Например, в компании "Тетра Пак" говорят, что такой пункт запланирован в их проекте модернизации освещения. Срок службы светодиодных ламп, по заверениям продавцов, составляет в среднем 10 лет. Хотя есть нюансы: китайские лампы, которые сейчас заполонили наш рынок, вряд ли прослужат настолько долго.
Те, кто уже установил таковые, заметили, что они начинают давать сбои уже через несколько месяцев работы: появляется мерцание, которое не лучшим образом влияет на глаза. Поэтому экономить на светодиодах не рекомендуется.
Хорошие лампы стоят недешево — цена светильника на 3 Вт стартует от $20 (китайские аналоги можно приобрести за $3–5). Для офиса в 100 кв. м таковых понадобится по меньшей мере около полусотни. Но высокие затраты того стоят. Светодиоды считаются наиболее яркими из всех имеющихся на вооружении электриков источников освещения (в 10 раз ярче люминесцентных ламп).
Причем если люминесцентный светильник потребляет 25 Вт электроэнергии, то светодиодный — всего 7 Вт. Соответственно, годовые затраты на электроэнергию у него на порядок ниже и не превышают 30 грн. Таким образом, потраченные на него деньги можно окупить уже в течение нескольких лет. Из приятных бонусов светодиодов также можно отметить современный дизайн и повышенную пожаробезопасность (они практически не нагреваются).
Выключение с умом
Существенно сократить расходы на тепло, воду и свет можно за счет установки так называемых "умных" переключателей. В нерабочее время они не только гасят лампы, но и переводят в экономный режим систему отопления и вентиляции. Систему можно запрограммировать на определенное время работы. Скажем, она будет уменьшать температуру в помещении в 18.00 и увеличивать ее за два-три часа до начала рабочего дня, чтобы помещение успело прогреться к приходу сотрудников.
В течение дня оборудование может регулировать свет, а при необходимости — подачу воды в помещениях, которыми постоянно не пользуются (кладовые, туалеты и пр.). Автоматические датчики реагируют на движение и гасят лампы, если в комнате нет людей. Эксперты утверждают, что таким образом реально сэкономить 80% расходов на освещение подсобных помещений и санитарных зон и на треть сократить счета за отопление. В цифрах это как минимум 1 тыс. грн. экономии в месяц.
Правда, стоимость высокотехнологичного интегрированного оборудования, к которому подключаются электросеть, радиаторы отопления, вентиляция и система подачи воды, достаточно высока. На оборудование небольшого помещения (до 100 кв. м) придется потратить около 5 тыс. евро. Дополнительно оплачивается монтаж, а это почти 20% от стоимости. То есть только для того, чтобы вернуть вложенное, уйдет до пяти лет.
Понятно, что в случае аренды офиса, когда договор заключается на один-два года, подобные инвестиции вряд ли оправданы. Хотя в последнее время все больше собственников недвижимости готовы учитывать расходы на внедрение энергосберегающих технологий в арендной плате, ведь "умные" помещения впоследствии можно сдавать по меньшей мере на 10% дороже.
Но вставлять офису "мозги" нет смысла, пока не решены элементарные проблемы энергосбережения: не установлены энергосберегающие стеклопакеты, не ликвидированы "мостики холода" (на стыке окон и стен, возле дверей), не установлены радиаторы отопления с терморегуляцией и счетчики воды. Средний бюджет на выполнение этих работ для небольшого офиса составит порядка 20 тыс. грн. Зато эффект будет заметен сразу — затраты на отопление и воду снизятся как минимум на 10–20%.
Меньше бумажной работы
Немалая расходная статья любой компании — затраты на эксплуатацию офисной техники. Некоторое оборудование всего за год работы съедает больше денег, чем стоит само. К примеру, лазерному ксероксу стоимостью до 20 тыс. грн. требуется электроэнергии более чем на 1 тыс. грн., бумаги — на 10 тыс. грн., тонера — на 1,5 тыс. грн. в год. Поскольку современные офисы буквально нашпигованы такой техникой, заметно сократить расходы на свет и расходники можно за счет ее замены на модели с более низким уровнем энергопотребления. Как правило, они на 20–30% дороже своих прожорливых аналогов, но способны уменьшить платежи за свет на 30–40%.
Сэкономить на расходниках можно, перейдя с бумажного документооборота на электронный. В компании МТС, например, рассказывают, что только одна автоматизированная база позволяет экономить около 100 кг бумаги в год (документы не распечатываются на принтере) общей стоимостью порядка 3 тыс. грн. Всего у компании около 20 таких баз, что дает вполне приличную экономию. А перевод в электронный формат ежемесячного корпоративного издания сохранил компании еще 12 т бумаги ($23 тыс. экономии) в год.
Помимо сбережения денег электронный документооборот сокращает и расход рабочего времени. Ведь, как показывают исследования, среднестатистический офисный клерк тратит на рутинную обработку бумаг в ручном режиме 40–60% своего времени. Система электронного документооборота (СЭД) позволяет минимизировать время на поиск нужных документов, работать с ними в удаленном доступе и, что немаловажно, исключает их утерю.
По сути СЭД — это инсталлированное в компьютерную сеть предприятия специальное программное обеспечение, поэтому качество работы всей системы зависит именно от его выбора. Большинство специализированных фирм предлагают ПО ведущих мировых вендоров: DocsVision, Microsoft SharePoint, EMC Documentum, soft Xpansion и др. Цены на него стартуют с 6–8 тыс. грн., а сроки окупаемости составляют три–пять лет. Отечественные IT-компании предлагают системы электронного оборудования напрокат (от 70–80 грн. на одного сотрудника в месяц).
В общей сложности перевод среднестатистического офиса в экономный режим, по самым минимальным подсчетам, потребует от 30 тыс. грн. За эти деньги можно поменять лампы накаливания на энергосберегающие, утеплить помещение, установить счетчики воды и терморегуляторы на радиаторы отопления и взять напрокат систему электронного документооборота.
Более полный пакет, включающий установку светодиодов, системы "умный офис", замену техники на более экономную и покупку системы электронного документооборота, обойдется в четыре-пять раз дороже. Но за счет того, что реальная экономия электричества, воды, тепла и бумаги вследствие этого может достичь 40–50%, все эти вложения окупятся максимум через пять лет.
