Правая рука

"Требуется: молодая женщина, а лучше — мужчина, возрастом от 21 до 30 лет, с высшим образованием, презентабельной внешности (насколько можно таковой обладать в 20 лет) и свободно владеющий английским языком".

Примерно такими описаниями пестрят заявленные вакансии на должность помощника руководителя. От этого человека скорее требуется жизненный опыт, нежели опыт работы, — забронировать номер в отеле, купить билеты, отвечать на звонки, составлять расписание для босса, вовремя сообщать о предстоящих встречах и т.д.

При весьма незамысловатых требованиях боссы хотят видеть в роли своего помощника человека, обладающего жизненной мудростью, свойственной людям лет 60-ти, и здоровьем и работоспособностью, свойственными юному возрасту. Видимо, поэтому найти такого помощника весьма трудно.

"Классный помощник руководителя — настолько редкий фрукт, что боссы часто водят их из компании в компанию, обеспечивая работой на долгое время. Но это только одна из причин, по которым профессиональные помощники большая редкость, — считает Маргарита Новикова, аккаунт-менеджер кадрового агентства SDStaff (штат — 25 чел.). — Вторая проблема — несоответствие требований, предъявляемых к кандидату и статусу помощника. Ведь часто люди воспринимают помощника руководителя как простого секретаря. И многие амбициозные и достойные кандидаты считают просто ниже своего достоинства принимать участие в конкурсе на такую должность".

Это несоответствие, по мнению наших экспертов, приводит к еще одной проблеме при поиске нужного человека.

"Год назад мы искали помощника для нашего босса. Хотели найти человека, который через определенное время должен был возглавить новый отдел. Поэтому требования у нас были достаточно высокие, — рассказывает Анна Головешко, руководитель отдела по работе с персоналом компании FBranner (финансовый консалтинг, штат — 60 чел.) — После того, как мы дали объявление, то были просто засыпаны огромным количеством резюме и провели немало собеседований. Но достойного кандидата так не нашли. И часто удивлялись, почему на вакансию откликаются люди, которые явно не соответствуют уровню помощника руководителя. Оказалось, что люди под словом "помощник" понимают "секретарь". И даже студенты с минимальным опытом работы полагали, что вполне могут занять эту должность".

Кстати, просматривая вакансии на должность помощника руководителя, мы тоже заметили, что работодатели не оговаривают специально, кого ищет компания: секретаря в приемную или действительно помощника. При одинаковом названии и схожих требованиях в объявлениях реальные функциональные обязанности и мера ответственности у этих людей разная. Поэтому на вакансии часто откликаются совсем не те люди, которых ищет организация.

Елена Мищенко, директор кадрового агентства "Персонал Люкс" (Харьков, штат — 20 чел.), согласна, что некорректное прописывание вакансии значительно усложняет поиск. "Многие компании считают, что красивые названия должности каким-то образом завлекают ярких кандидатов. Это, конечно, так (при условии соответствующей оплаты). Однако не стоит забывать, что найти человека — это полдела, нужно еще и удержать специалиста. Как только человек поймет свои функциональные обязанности, которые не соответствуют должности, то он откажется от вашего предложения.

Наши специалисты по подбору персонала рекомендуют использовать разные методы поиска в зависимости от того, ищете ли вы секретаря или помощника. "Если вам нужен секретарь, достаточно оставить объявление в газете или на специализированных сайтах. Я бы еще посоветовала расширить поиск до студентов старших курсов. Сегодня студенты хорошо владеют компьютером и оргтехникой. К тому же они более старательны и менее привередливы, чем уже опытные сотрудники. Да и запросы по зарплате у них ниже, — советует Маргарита Новикова. — Если же вы ищете помощника, обратитесь в специализированные агентства. Они гарантируют вам правдивые рекомендации претендента, а значит, и его благонадежность.

Традиционно считается, что должность помощника руководителя и тем более секретаря — женская участь. Однако на практике оказывается, что спрос на помощников-мужчин намного выше, чем на женщин.

"Поскольку деятельность помощника руководителя связана с тесным контактом с боссом, то во избежание морально-этических проблем некоторые компании хотят видеть на этой должности мужчину".

Владимир Загребельный, директор фирмы "Укрстройпоставка" (штат — ок. 70 чел.), из личного опыта советует брать помощником мужчину в случае, если в функциональные обязанности входит взаимодействие с другими сотрудниками, донесение до ведома сотрудников приказов босса и контроль над их выполнением. Особенно, если это производственные или строительные компании, где 90% персонала — это мужчины. Кроме того, если деятельность босса сопряжена с постоянными поездками, в которых его должен сопровождать помощник, то женщина здесь тоже не подойдет.

Определяя пол будущего помощника, руководители часто совершают ошибку, следуя стереотипам, считает Иван Вачков, психотерапевт Центра психологии "Психея". "Босс, ищущий себе фактически заместителя, который позже возьмет на себя некоторые функции, предпочитает мужчин. Если же это секретарская должность — то женщину. Но, подбирая себе нужного кандидата, руководителю стоит помнить, что женщины сегодня далеко не лишены амбиций, и если вы не готовы предложить даме дальнейшую перспективу роста, то не стоит выбирать амбициозного человека. Иначе вы будете обречены постоянно менять своего помощника.

Наш эксперт-психолог советует специалистам по персоналу учитывать также и стереотипность мышления самих кандидатов. Стоит помнить, что мужчины не воспринимают слова "секретарь", "ассистент", "личный помощник" — это задевает их самолюбие. Просто "помощник" будет самым оптимальным вариантом.

Зарплатная вилка для помощников велика: от $300 до $1000. В первую очередь размер оплаты зависит от функциональных обязанностей такого человека. Если они ограничиваются секретарскими функциями, то больше $450-500 предлагать не стоит. Если же помощник является фактически правой рукой босса, то ему предлагают порядка $1000, а то и больше, хотя это редкость.

"Наша статистика показывает, что в нижней части "зарплатной вилки" больше женщин, в верхней — мужчин. Компании изначально предлагают мужчинам где-то на $300 больше. Справедливо это или нет, но компании вынуждены идти на такой шаг. Мужчин, готовых работать в этой сфере, мало, а спрос на них с каждым годом все больше", — говорит Елена Мищенко.

Региональные отличия в зарплатах распространяются только на секретарей. Если в городах-миллионниках они получают $350-500, то в небольших городах Украины — $100-200. А вот зарплаты помощников руководителя не особо зависят от региона. Наши эксперты связывают это с тем, что на периферии позволить себе должность помощника руководителя могут только крупные и, само собой, богатые компании.

Значительная разница есть и в дополнительном стимулировании секретарей и помощников руководителей. Специалисты первой категории довольствуются общими для всех сотрудников фирмы привилегиями, но иногда обделены и в этом, поскольку считаются низкоквалифицированными и легкозаменимыми сотрудниками. Вторая же категория — помощники руководителя — как правило, получает дополнительные привилегии от компании.

Оксана Лебедева, помощник руководителя маркетингового агентства CMG (штат — 60 чел.), утверждает, что нет единой схемы поощрения помощников — все зависит от руководителя. "Часто общаясь с "себеподобными" по работе, я знаю, что из наиболее распространенных привилегий для помощника можно назвать личные премии босса за хорошо выполненную работу; возможность пользоваться служебным автомобилем, если он не нужен начальнику; дополнительные командировочные и свободное время в командировках; место парковки, бензин, автосервис для личного автомобиля; дополнительные выходные дни, когда босс сам отсутствует или не нуждается в своем помощнике".

"Руководителям стоит помнить, что подобные преференции — это необходимость, а не роскошь. Поскольку помощники, как правило, работают на одном уровне с боссом, в ненормированном режиме, обычно в состоянии стресса, поскольку вынуждены выполнять несколько поручений сразу. И все это куда за меньшие деньги, чем сам босс", — говорит Маргарита Новикова. Наш эксперт, помимо перечисленного, советует сделать некоторые поблажки для женщин, которые находятся в постоянных командировках с боссом. Например, в виде дополнительного выходного дня после поездки. Это компенсирует постоянные разлуки с родными и поможет избежать "бунта" со стороны последних.

Требования к навыкам претендентов достаточно лаконичны и просты: высшее образование, опыт работы, знание ПК, оргтехники, делопроизводства и английского языка. Проверить наличие этих знаний не составляет труда. Достаточно взглянуть на диплом соискателя, попросить рекомендации с прошлого места работы, дать текст для перевода или пообщаться с претендентом на английском языке.

Куда более жесткие требования касаются личностных качеств, психологических характеристик и знаний делового этикета претендента. Связано это, во-первых, с принципиально важным моментом совместимости босса и помощника; во-вторых, с необходимостью общаться с большим количеством людей, которые по своему статусу гораздо выше, чем сам помощник, участвовать в переговорах и присутствовать на банкетах; в-третьих, с ненормированным рабочим днем и постоянными стрессами.

Оксана Лебедева поделилась своим опытом прохождения собеседования на должность помощника руководителя, где проверялось знание делового этикета. "Одно из собеседований проводилось в ресторане. Хотя я об этом не знала и не была готова к такому. Меня просто отвезли в дорогой ресторан, предложили заказать блюда и наблюдали. Позднее к нам присоединился еще один человек. И мне пришлось обедать в группе незнакомых людей, которые говорили на темы, в которых я хорошо разбираюсь, делая, как оказалось, заведомо грубые ошибки в цифрах. Они наблюдали за моей реакцией, — рассказывает Оксана. — Конечно, я пережила стресс, но объективно — это хороший способ увидеть человека в действии. Он, может, покажется поначалу излишне затратным, но могу точно сказать: претенденты вряд ли будут заказывать много".

Проверить знание делового этикета — это еще не все. Главное — помнить, что помощник руководителя весьма специфическая должность. При всей ее важности человек, который ее занимает, по сути лишен высокого социального статуса, положения в компании и в обществе.

"Важно выбирать человека, с одной стороны, не лишенного амбиций, а с другой —который знает свое место, не тщеславного. Ведь он должен постоянно держаться в тени своего босса. Это как хороший дворецкий — его не видно, но он всегда к твоим услугам. Чтобы выяснить, является ли кандидат таким человеком, можно провести психологические тесты. Естественно, для этого потребуется помощь профессионала, — говорит Иван Вачков. — Главное — не выбрать демонстративного человека. Таких видно сразу на собеседовании: они все время говорят "я" и постоянно хвастаются, используя "цветистые" обороты в своем рассказе. Многие воспринимают такое красноречие как уверенность в себе, на самом деле такой человек — заведомо провальная кандидатура".

С помощью психологического тестирования возможно выявить и другие необходимые личностные качества, такие как коммуникабельность, уверенность в себе, стрессоустойчивость, гибкость. Это еще одна причина, по которой стоит обратиться в специализированное агентство или воспользоваться помощью специалиста-психолога.

Проверить стрессоустойчивость и умение "выкручиваться" из сложных ситуаций возможно, даже не прибегая к тестовым методикам. Иногда боссы дают потенциальным помощникам задание договориться о встрече с высокопоставленным человеком, который заведомо откажется. Босс может увидеть, какие возможные действия предпринял претендент, какие варианты решения проблемы предлагает, насколько готов к поражению и т.д.

Главной проблемой для помощника руководителя может стать психологическая несовместимость этих людей. Поэтому рекрутеры советуют руководителям обязательно принять участие в собеседовании. Только при личном контакте люди интуитивно могут почувствовать, смогут ли они работать в одной команде.

А проверить надежность кандидата, который должен уметь "держать язык за зубами", можно, задав вопрос о промахах и ошибках прежнего босса. Вряд ли разумный человек начнет живописать на подобную тему.

КАК ОТЛИЧИТЬ ПОДДЕЛКУ

• Поскольку сами специалисты по персоналу не разделяют секретаря и помощника руководителя, необходимо тщательно проверить прежний опыт претендента.
• Тщательно изучите реальные причины смены работы. Помощник руководителя — достаточно привилегированная фигура для босса. И тот факт, что босс отпустил свою "правую руку", говорит о возможных проблемах именно с претендентом.
• Статистика показывает, что среди помощников руководителя много верных людей, которые остаются преданными прежнему "хозяину". Брать помощника руководителя, раньше работавшего на конкурентов, — большой риск.