• USD 27.9
  • EUR 34.1
  • GBP 39.5
Спецпроекты

Поездки для успешных компаний

Реклама на dsnews.ua

По традиции с наступлением весны руководители предприятий начинают уделять особое внимание деловым поездкам своих сотрудников. Именно в этот период как в Европе, так и во всем мире проводится немало интересных выставок, конференций и пр. Немаловажное значение уделяется также налаживанию деловых партнерских контактов.

Сегмент business travel развивается чрезвычайно динамично. Рост спроса, прежде всего, обусловлен расширением большинства сфер бизнеса, увеличением количества компаний (в том числе иностранных представительств). Открываются новые филиалы, предприятия выходят на региональные и мировые рынки, что требует повышения квалификации персонала, а также установления контактов с материнскими и дочерними организациями. Помимо этого, производственные базы многих крупных организаций рассредоточены по всей Украине, в связи с чем возникает необходимость в поездках сотрудников в города, где эти базы непосредственно находятся.

Руководитель компании «Дiловi подорожi» Дмитрий Пичугин отмечает, что топ-менеджмент предприятий стал больше внимания уделять развитию деятельности, связанной с внедрением новых технологий, работе с партнерами. Именно для этого и заказывают поездки на выставки, семинары, которые проводятся как в Украине, так и за рубежом. По прогнозам менеджера группы маркетинга концерна «КИЙ АВІА» Вадима Бавенко, спрос на деловые путешествия с каждым годом будет увеличиваться не менее чем на 20–30%.

В настоящее время услуги по организации business travel предлагают многие как столичные, так и региональные туристические агентства, однако это направление рассматривается, как правило, не как основное, и фирм, специализирующихся на бизнес-турах, пока совсем мало. Директор отдела маркетинга компании «Артекс-94» Ольга Грановская объясняет, что деловой туризм — слишком специфичный вид поездок и кардинально отличается от массовых предложений, когда клиент может получить уже готовые турпакеты. «Это нестандартные индивидуальные туры, подготовка которых требует много времени, а также участия высококлассных менеджеров», — говорит г-жа Грановская.

По оценке г-на Пичугина, сейчас на рынке Украины существует максимум семь компаний, способных предоставить действительно профессиональные услуги в сфере делового туризма. Это специализированные фирмы, отлично знающие специфику, ключевые направления и не распыляющиеся на «массовку».

По мнению начальника отдела маркетинга компании «Нью Лоджик» Ларисы Скрипки, операторы, основным видом деятельности которых является leisure travel, имеют весьма смутное представление о специфике рынка деловых поездок. Так что стоит обращаться именно в агентства business travel к оператору деловых путешествий полного цикла обслуживания, который предоставит весь спектр услуг как по Украине, так и за рубежом. В частности, они владеют необходимой информацией по конференц-залам, могут выделить собственное оборудование и, что самое главное, специализируются на данном направлении. Операторы business travel имеют больше опыта в работе с предприятиями, лучше понимают их потребности и, следовательно, полностью удовлетворяют все желания клиента.

Традиционно основными заказчиками деловых поездок являются крупные и средние отечественные компании, а также иностранные представительства.

Реклама на dsnews.ua

Небольшие фирмы прибегают к услугам business travel пока крайне редко. Тем не менее, учитывая высокую динамику развития этого направления, можно прогнозировать, что деловые туры вскоре станут заказывать руководители и этой категории предприятий. В частности, поездки на выставки, семинары уже сейчас популярны у небольших юридических компаний, а также фирм, занимающихся производством ювелирных изделий, мебели, оконной и дверной продукции и т. п.

Лариса Скрипка утверждает, что наиболее активно пользуются услугами оператора business travel нефтегазовые, металлоперерабатывающие предприятия, IT-компании, фармацевтические, финансовые организации (банки, страховые компании), строительные структуры, предприятия пищевой промышленности. Вместе с тем перечень клиентов постоянно растет — с развитием экономики активизируется потребность в деловых поездках и у предприятий других отраслей. К примеру, за последний год увеличилось количество заказов на организацию business travel от консалтинговых компаний.

По данным Дмитрия Пичугина, поездки на выставки составляют около 60% от всех заказов, 20% — на переговоры к партнерам, еще 20% приходится на долю семинаров, тренингов, а также incentive-туров. Ольга Грановская подтверждает, что особое место в сегменте бизнес-поездок занимает участие предприятий в выставках. Такие путешествия предоставляют возможность ознакомиться с новыми технологиями, наладить контакты с зарубежными коллегами, перенять передовой опыт в различных сферах, а зачастую — подписать взаимовыгодные контракты. Руководитель направления корпоративного и ВИП-обслуживания компании «Феерия» Ольга Евстратова говорит, что нередко тренинги совмещают с посещением или участием в выставках, бизнесс-семинары — с корпоративным отдыхом. Все зависит от пожеланий заказчика.

Лариса Скрипка отмечает, что основные цели поездок в разных отраслях бизнеса существенно отличаются, поскольку для каждой сферы характерен свой цикл экономической активности. Причем с ростом рынка business travel появились фирмы, специализирующиеся на отдельных его направлениях, например поездках на зарубежные выставки.

Немаловажную роль в популяризации делового туризма играют спецэкспозиции. Так, координатор проекта компании Premier Expo Анна Латынина сообщила, что 28–31 марта в рамках международной туристической выставки UITT 2007 в Международном выставочном центре будет представлена экспозиция «Деловой туризм», направленная на активное профессиональное информирование представителей бизнеса и общественности о потенциале отечественного и зарубежного рынка деловых услуг и индустрии MICE. Кроме того, 30 марта состоится международная конференция «Инсентив-туризм: специфика организации и мировой опыт». Мероприятие предоставит возможность проанализировать накопленный мировой опыт в сфере организации мотивационного туризма, понять его специфику, а также ознакомиться с современными тенденциями и новыми технологиями.

По наблюдению Ольги Евстратовой, активизация деловых поездок приходится на период международных выставок. Как правило, это осень и весна.

Бизнес-география
По словам г-жи Грановской, поскольку выставки являются сейчас основополагающим направлением делового туризма, то география поездок связана в первую очередь с местом проведения экспозиционных мероприятий. К числу наиболее посещаемых относятся практически все страны Европы, Эмираты, Япония, Южная Корея, Китай. Европейские страны — это в основном Германия, Италия, Великобритания, Венгрия и др. Дмитрий Пичугин говорит, что поставщики товаров широкого потребления предпочитают ездить в Китай. После китайской выставки можно посмотреть производство предприятия-экспонента и сделать заказ по цене, которая в три–семь раз ниже, чем на украинском рынке. Кроме того, китайские изготовители достаточно гибкие — можно заказать товар с логотипом компании (примеры — Vitek, Saturn). «Именно благодаря популярности китайского направления и сопутствующих услуг по поиску партнеров и товаров мы пригласили на работу в нашу фирму двух граждан Китая с опытом ведения подобных проектов. Западная Европа славится более сложными технологиями, которые позволяют развиваться не только вширь, но и вглубь. К примеру, это новинки отраслей, уникальные приборы. На некоторых выставках можно приобрести б/у оборудование, которому три–семь лет. Обычно европейские форумы популярны у украинских предприятий, занятых в тяжелом машиностроении, промышленности, производстве», — рассказывает г-н Пичугин.

Индивидуальный подход
Деловые туры относятся к категории индивидуальных поездок, поэтому для каждого заказчика программы составляются индивидуально. Тем не менее стандартный набор услуг включает, как правило, перелет, проживание, страховку, работу переводчика, а также более или менее насыщенную культурно-развлекательную, экскурсионную программу. Лариса Скрипка сообщает, что индивидуальный пакет составляется не только для предприятия, но и для каждого сотрудника. У многих крупных компаний имеются свои выработанные стандарты деловых поездок, суммы, выделяемые как на питание, так и на проживание, транспортные расходы, четко расписанные условия проезда для каждого человека. При работе с одним предприятием, сотрудники которого пользуются разными видами деловых поездок, различным транспортом и останавливаются в гостиницах отличных ценовых категорий, оператору приходится подбирать индивидуальные решения, оптимальные условия для каждого представителя фирмы-заказчика. Вадим Бавенко говорит, что готовые пакеты, как правило, не могут удовлетворить клиента, они используются лишь как образец. В большинстве случаев сначала выясняется цель мероприятия, сроки, количество участников, особые пожелания и т. д., а затем на основании первичной информации формируется несколько вариантов предложений.

Туроператоры советуют заказывать деловые поездки заблаговременно, ведь чем раньше спланировать путешествие, тем больше времени останется на его детальную проработку. Впрочем, Ольга Грановская считает, что все зависит от страны пребывания и конкретного события. Иногда организация тура занимает всего одну-две недели, а порой — полгода. К примеру, событийные путешествия международного уровня требуют заблаговременного бронирования отелей и перелетов.

Сроки подготовки поездок для визовых стран зависят от времени получения визы. Так, в Германию необходимо оформлять поездку как минимум за полтора месяца, в Австрию — за две недели. В визовом отделе Посольства Китая в Украине можно открыть визу за один день. Некоторые фирмы уделяют особое внимание юридическому и документальному обеспечению поездок. Дмитрий Пичугин рассказывает, что все клиенты в обязательном порядке заключают договор на предоставление услуг и оплата осуществляется только в безналичной форме с предоставлением комплекта бухгалтерских документов. Благодаря такой системе удается комплексно обслуживать более 40 компаний, а заказчики при этом экономят от 10 до 30% от сумм, которые они могли бы заплатить в обычной турфирме (при этом получая продукт высокого качества).

Лариса Скрипка утверждает, что заблаговременно следует готовиться к поездке на актуальные выставки, которые проводятся в Украине. Гостиницы, расположенные вблизи крупных отечественных выставочных центров, не обладают достаточным номерным фондом и чаще всего уже за полторы-две недели до начала экспозиции большинство номеров оказываются занятыми. Причем чем больше группа, тем раньше следует заказывать поездку. Ведь если планируется корпоративное мероприятие на 100 человек, то намного легче и значительно дешевле расселить его участников за месяц, чем за два дня. Если речь идет об организации конференции за рубежом для 200 клиентов компании-заказчика, то подобное мероприятие лучше всего подготавливать за полтора-два месяца до его начала. Между тем ведущим операторам деловых поездок под силу организовать семинар или тренинг и за несколько дней, ведь такие агентства, как правило, располагают своей технической базой (транспортом, конференц-оборудованием) и широким выбором конференц-залов, имеют достаточное количество собственного персонала для оперативной подготовки крупных проектов в кратчайшее время.

Финансовый расчет
Стоимость деловых поездок зависит от множества факторов, основными из которых являются количество человек, период тура, страна пребывания, условия проживания, вид транспорта (авиаперелет, автобус, поезд), его класс (первый, бизнес, эконом), услуги гида или переводчика внутри страны и других факторов. Цена также существенно варьируется в зависимости от цели. Например, посещение выставки как экспонента будет значительно дороже, нежели поездка, цель которой — просто побывать на этом мероприятии.

По словам г-жи Грановской, расчет тура осуществляется для каждого клиента индивидуально. Все зависит от требований заказчика. Спектр услуг включает как основные позиции — перелет, проживание, виза, страховка, услуги турфирмы, посещение выставки или бизнес-события, так и ряд дополнительных сервисов, в том числе экскурсии, мероприятия, связанные с проведением свободного от работы времени, и т. п. Вадим Бавенко рассказывает, что обычно оплата всех услуг производится в Украине не менее чем за одну-две недели до начала мероприятия.

Чтобы упростить как свою работу, так и оптимизировать время заказа для клиента, агентства внедряют особые, наиболее удобные системы оформления поездок. Так, в компании «Дiловi подорожi» уже более трех лет действует система заявок в виде опросного листа, который заказчик должен заполнить и отправить в офис. Данные обрабатываются, и по каждой отмеченной услуге рассчитывается отдельная стоимость. Клиент выбирает только то, что ему нужно, после чего начинается процесс оформления.

Туроператоры советуют все услуги, от аренды гостиничных номеров до аренды автомобиля за рубежом, оплатить в киевской компании. Это не только предоставляет возможность заранее спланировать и при необходимости максимально сократить бюджет, но и минимизирует возникновение лишних хлопот во время поездки, связанных с недостаточным знанием иностранного языка и обычаев чужой страны. Помимо вышеперечисленного, централизованная оплата всех услуг экономит время бухгалтерии и позволяет получить скидки за счет комплексного заказа.

Кстати, практически каждая фирма, занимающаяся организацией деловых поездок, предоставляет систему скидок. К примеру, в компании «Нью Лоджик» клиент может рассчитывать на снижение стоимости как при комплексном заказе, так и при групповом размещении в гостиницах. Кроме того, регулярно предлагаются сезонные скидки в ряде отелей, можно сэкономить и благодаря специальным предложениям авиакомпаний. Специально для активно развивающихся предприятий «Нью Лоджик» разработала принципиально новую программу, позволяющую приобретать авиабилеты без сервисного сбора, оплачивая при этом ежемесячно лишь фиксированную стоимость обслуживания. Аналогичное предложение существует и по продаже железнодорожных билетов. Компания-клиент в течение месяца получает билеты по цене, в конце месяца оплачивает суммарный счет, который формируется из цены собственно билетов и оплаты услуг агентства. По итогам работы за месяц компании-клиенту выставляется дополнительный счет за абонентское обслуживание в зависимости от количества фактически выписанных авиа- и/или ж/д билетов.

Существенно сэкономить в деловых поездках можно на мобильной связи. Тот, кто часто бывает за рубежом, наверняка знает, что тарифы на мобильные разговоры в режиме роуминга дороги: $2–3, а то и $5 за минуту входящего и исходящего звонка в итоге приводят к крупному счету. Выходом из этой ситуации служит специальная услуга TravelSIM. Так, сим-карточка с неизменным балтийским номером обеспечит путешественника связью в 135 странах мира. В 43 из них входящие для абонента будут бесплатны, а еще в 40 странах цена входящего звонка символическая ($0,10–0,25). Исходящие же в сотне государств обойдутся в пределах $0,45–1,00. Чтобы стать абонентом TravelSIM, необходимо приобрести стартовый пакет. Для деловых людей специально разработан пакет «Элит» с доставкой по Украине, хорошим номером на выбор и начальным балансом $100 за 577 грн. с возможностью оплаты в безналичной форме. Кроме того, предлагаются пакеты «Стандарт» с балансом $10 за 119 грн. и «Бизнес» — с $40 за 269 грн. Пополнить баланс можно по безналичному расчету (аналогично контрактному подключению) через интернет-магазин с помощью платежной карты из любой страны мира, а также картами пополнения на $10–100. Услуга TravelSIM предоставляется балтийским оператором, лицензированным в Евросоюзе. Она распространяется вот уже 1,5 года, за которые неплохо себя зарекомендовала как среди туроператоров, так и путешественников.

    Реклама на dsnews.ua