Экономить стало модно. "Зеленые" офисы помогут сократить счета и заработать дополнительные баллы перед обществом
Кризис подействовал на руководителей компаний лучше всяких лозунгов, призывавших учитывать экологические принципы в построении бизнес-процессов. Сегодня внедрение системы "зеленого" офиса помогает не только сократить вырубку деревьев или выброс вредных веществ в атмосферу, но и собственные расходы. Ведь, как показывает практика, речь идет об экономии сотен тысяч гривень в год.
"Зеленые" воротнички
Кризис ускорил присоединение украинского бизнеса к мировому экологическому движению. Все больше отечественных компаний отказываются от традиционных механизмов функционирования своих офисов в пользу так называемых "зеленых", ведь, как выяснилось, это позволяет не только внести посильную лепту в защиту окружающей среды, но и заметно сократить издержки. Само понятие "зеленого" офиса впервые появилось в США более 20 лет назад и подразумевает такую концепцию управления деятельностью предприятия, которая бы минимизировала негативное влияние на окружающую среду и способствовала рациональному использованию ресурсов. Украина официально присоединилась к Глобальному договору ООН в 2007 г. На сегодняшний день эти принципы внедряют на практике более 40 отечественных компаний, среди которых "Киевстар", МТС, "Оранта", Nemiroff, "Оболонь", "Воля", "Фокстрот".
Концепция "зеленого" офиса базируется на правиле трех R: Reduce, Reuse, Recycle — сокращай, повторно используй, перерабатывай. Соответственно формируются и основные составляющие фундамента экологичного бизнеса. Прежде всего это уменьшение потребления ресурсов (тепла, электроэнергии, бумаги и др.), а также меры, помогающие снизить негативное влияние деятельности компании на окружающую среду (правильная утилизация отходов, использование расходных материалов, произведенных из вторсырья, снижение "карбонового следа" предприятия и его сотрудников за счет сокращения транспортных передвижений и пр.). Как показывает практика, многие из них позволяют добиться не только реального снижения вреда от деятельности компании для окружающей среды, но и неплохо сэкономить.
Денежный ресурс
Как правило, компании, задумавшиеся об "озеленении" своего бизнеса, начинают с элементарного: пытаются максимально сократить потребление тепла, электроэнергии, воды и расходных материалов. Чтобы не терять драгоценное тепло, окна меняют на герметичные металлопластиковые, батареи снабжают регуляторами температуры, позволяющими снижать уровень обогрева ночью и в выходные дни, когда в офисе нет сотрудников. Более продвинутые бизнесмены устанавливают в помещении специальные "умные" системы. Такая система экономного потребления тепла состоит из специальных датчиков присутствия человека, терморегулятора, таймера, различных задвижек и пр. Их объединяют в единую сеть, что позволяет запрограммировать специальные температурные режимы для разного времени суток, выходных и т. д. "В итоге компания, рассчитывающаяся за отопление по счетчику, может сократить расходы на теплоснабжение на 20–50%. Стоит такое оборудование от $3 тыс. для помещения до 50–80 кв. м. Сроки его окупаемости составляют ориентировочно четыре-пять лет", — рассказывает директор компании Smart tech (оборудование для "умных" домов и офисов) Виталий Мирошниченко.
Схожая система, включающая специальные фотоэлементы, датчики движения и пр., помогает экономить электроэнергию. Ее установка обойдется примерно в те же деньги, что и системы для экономии тепла, и позволит сократить счета на электроэнергию на треть. Но учитывая, что свет у нас пока не такой дорогой, как тепло, сроки окупаемости этой техники несколько больше — от пяти лет. Но предприятие может экономить электроэнергию и без высокотехнологичных новинок, просто приучив сотрудников, выходя из офиса, выключать свет, заменив обычные лампочки на энергосберегающие или люминесцентные и отказавшись от "ждущего" режима работы техники в пользу ее отключения от сети.
Энергосберегающие лампы используют на 75% электроэнергии меньше, чем традиционные, и при этом служат в десять раз дольше (до 10 лет). Даже с учетом того, что стоят они намного дороже обычных, затраты на них окупаются уже через 10 месяцев, после чего компания начинает экономить на освещении.
По словам директора по управлению персоналом "МТС Украина" Наталии Березы, их компания заменила в прошлом году порядка 1300 ламп накаливания на энергосберегающие. "Обычная лампочка потребляет 60 Вт электроэнергии. Энергосберегающая — 10 Вт. Если учесть, что в день одна лампочка горит в среднем пять часов, за год компания сократила расход электроэнергии почти на 117 МВт-ч, что в деньгах эквивалентно 41 тыс. грн.", — отмечает она. Как сказала пресс-секретарь управляющей компании группы компаний "Фокстрот" Алевтина Белецкая, в январе этого года они сэкономили на электроэнергии более 20 тыс. грн. по сравнению с аналогичным периодом 2009 г., притом что за это время тарифы на свет выросли на 8%. Всего сэкономлено 40 тыс. кВт, главным образом за счет внедрения проекта по автоматическому отключению офисных компьютеров на ночь.
Сумма, которую теоретически может сэкономить компания, во многом зависит и от качества офисной техники. Новые модели более дружественные к окружающей среде и экономны. И хотя они дороже менее продвинутых моделей на 25–30%, эти расходы быстро окупаются. На кафедре экологии Киево-Могилянской академии приводят следующий пример. Большой лазерный копир стоимостью порядка 20 тыс. грн., работая без отключения от сети, за семь лет использует электроэнергии на сумму 7,5 тыс. грн. и бумаги на 120 тыс. грн., не говоря уже о том, что выброс в атмосферу парникового газа за это время составит 80 т. Энергосберегающая модель позволяет на 80% уменьшить расходы электроэнергии, на 20–30% — затраты на кондиционирование помещения (так как выделяет меньше тепла). Если техника к тому же снабжена функцией двухсторонней печати, можно вдвое сократить и расходы бумаги.
Подсчитано, что среднестатистический работник использует порядка 0,5 кг бумаги в месяц, причем ежегодно эта цифра возрастает на 20%. Уменьшить этот показатель как минимум на треть можно за счет внедрения электронного документооборота — как внутреннего (деловая переписка сотрудников, внутренние приказы, заявки, переписка между департаментами и пр.), так и внешнего (рассылка счетов и писем клиентам, деловая переписка с партнерами, поставщиками и др.). Проще всего начать экономить, убедив собственных сотрудников придерживаться азов электронной переписки. К примеру, в "Фокстроте" рассказывают, что с недавних пор добавили к стандартному бланку электронного письма просьбу не распечатывать его без надобности. Как правило, напоминание срабатывает. В компании Nemiroff говорят, что благодаря использованию внутреннего документооборота сэкономили за год 3 т бумаги (приблизительно 1,5 кг бумаги на каждого сотрудника). В МТС отмечают, что практически полностью отказались от бумажного документооборота с 2006 г. В компании действует более 20 электронных автоматизированных баз согласования — от договоров, заявок на закупки, тендерных процедур, внутренних приказов до заказов оргтехники, канцелярии, бронирования комнат для встреч и назначения самих встреч в режиме он-лайн с возможностью отслеживания статуса этих заявок. За счет того, что документы не распечатываются на принтере, за год экономится порядка 2 т бумаги.
Все чаще компании убеждают в целесообразности переходить на новые технологии общения и своих клиентов и партнеров. Так, в "Киевстаре" подсчитали, что только на письма со счетами для контрактных абонентов в год уходит 72 т бумаги. Убедив часть клиентов пользоваться электронной системой самообслуживания "Мой Киевстар", им удалось сэкономить 2 млн грн. в год, что помогло сократить общие расходы и не повышать тарифы на связь. По словам Наталии Березы, с начала прошлого года они отказались от рассылки контрактным абонентам бумажной версии информационных материалов (в частности, журнала "Диалог"), заменив их электронным вариантом. Это позволило за год сэкономить 12 т бумаги.
Поближе к природе
Внедрение дружественных к экологической среде норм работы офиса не приносит моментальной прибыли, как это происходит в случае с экономией ресурсов. Более того, нередко они требуют от компании немалых затрат. В то же время значение бережного отношения к природе переоценить сложно, так как "сознательность" предприятия в этом вопросе воспринимается обществом как признак его социальной зрелости и ответственности, поэтому хорошо работает на имидж.
Среди природоохранных составляющих "зеленого" офиса — правильная утилизация отработанных приборов освещения и офисной техники, сортировка и отправка на вторичную переработку использованных расходных материалов, уменьшение "карбонового следа" (объем углекислого газа и вредных выбросов, которые попадают в атмосферу в результате деятельности предприятия или человека) от деятельности компании в целом и каждого сотрудника в частности. Подсчитано, что сданная в макулатуру 1 т бумаги экономит 4 МВт электроэнергии, 29 тыс. л воды и предотвращает выброс в атмосферу 30 кг CO2, тогда как от компании сбор использованной бумаги требует лишь установки специальных бачков и проведения разъяснительной работы среди сотрудников. К примеру, как отметил председатель совета корпорации "Оболонь" Сергей Блощаневич, установив систему раздельного сбора отходов, за год они сдают около 600 т макулатуры со своей главной производственной площадки. Технический директор компании Nemiroff Юрий Гладкий рассказывает, что только в 2009 г. на переработку отходов производственной и офисной деятельности они потратила свыше 140 тыс. грн. В результате сданные на 4,9 тыс. грн. 7 т макулатуры помогли сохранить 120 деревьев, 28 МВт-час электроэнергии, более 200 тыс. л воды и воспрепятствовать выбросу в атмосферу порядка 200 кг углекислого газа. В "Фокстроте" говорят, что в 2009 г. в их центральном офисе появились "зеленые" короба, куда сотрудники складывают использованную бумагу. За это время собрано около 3 т макулатуры, что позволило спасти от вырубки более 50 деревьев. Вырученные от сдачи вторсырья деньги пошли на благотворительные акции.
Не менее ценным как для атмосферы, так и для имиджа компании будет отказ от частых командировок сотрудников за счет более активного использования видеоконференций (что, кстати, даст возможность сэкономить на транспортных расходах и командировочных), а также организация доставки работников в офис корпоративным, а не личным транспортом. В "МТС" за счет более активного использования видеоконференций, дистанционного обучения и внедрения новой электронной базы "Заявка на командировку", которая позволила контролировать бюджет командировок в режиме он-лайн, не допуская его превышения как в структурных подразделениях, так и во всей компании, за прошлый год сократили количество командировок в 1,5 раза, а расходы на их организацию — в два раза.
В компаниях также считают, что "зеленая" идея может стать и основой для формирования корпоративной культуры и лояльности сотрудников к работодателю. "Главное, чтобы в этом вопросе предприятия не перегибали палку, ведь пока стремление сделать себе PR зачастую перевешивает реальный вклад в защиту окружающей среды", — резюмирует куратор проекта "Зеленый офис" при поддержке Британского совета в Украине Елена Маслюковская.
