Универсальный солдат для офиса.Осознав, что офисный персонал является своего рода лицом компании, работодатели пересмотрели критерии отбора таких специалистов

Наряду со сложностью поиска высококвалифицированных специалистов в самых разных отраслях, в разряд дефицитных сегодня попал даже офисный персонал. И дело отнюдь не в отсутствии предложения. В последнее время работодатели существенно повысили требования к этим специалистам, подтянуться к которым многие соискатели еще не успели. При этом зарплату работникам офиса большинство столичных компаний повышать пока не собираются.

В дефиците даже секретари

Офисный сегмент столичного рынка труда включает несколько категорий специалистов: секретари, офис-менеджеры, помощники руководителя. Хотя требования к каждой из групп существенно отличаются, для всего сегмента характерны и некоторые общие тенденции. Среди них, в частности, менеджер по подбору персонала агентства Golden Staff Валерия Лысенко называет острый дефицит высокопрофессиональных кадров. При этом нельзя сказать, что предложение на рынке недостаточное. Скорее наоборот — на офисные должности претендуют как соискатели с опытом работы в данной сфере, так и те, кто не смог сделать карьеру в другой области. Бытует мнение, что для работы в офисе не нужно обладать особыми талантами и навыками. Директор украинского представительства компании Narbutas&Ko Рашид Абдурахимов отмечает, что на первый взгляд — рынок труда перенасыщен офисными специалистами. Однако подобрать нужного человека непросто. Приходится тестировать большое количество претендентов: ведь на офисный персонал возлагается ряд ключевых задач, невыполнение которых может привести к сбою работоспособности всей организации.

"Особенно сложно сейчас подобрать грамотного секретаря. Свою кандидатуру предлагают либо люди без соответствующего опыта работы, либо опытные специалисты, которые предъявляют завышенные требования к работодателю", — отмечает Валерия Лысенко.

Как утверждает руководитель направления ООО "Промоушн" Екатерина Лапко, растет спрос и на ассистентов руководителя. Это связано с уровнем развития бизнеса, в частности, с осознанием директором компании необходимости иметь помощника, которому можно поручить выполнение подготовительной работы для переговоров, деловой переписки и пр.

В последнее время изменились и критерии отбора офисных специалистов, полагает консультант кадрового агентства "Допомога" Оксана Яковлева. Особенно это касается ассистентов руководителя. "Сегодня таким специалистам уже недостаточно знать иностранный язык и работать с компьютером. Работодатель хочет видеть в ассистенте свою правую руку, универсального солдата, который сумеет взять на себя всю ответственность во время отсутствия директора в офисе".

Однако понимание функций офис-менеджера в украинских и западных компаниях пока все же отличается. К примеру, отечественные фирмы хотят видеть в офис-менеджере некий симбиоз секретаря и помощника бухгалтера. В обязанности такого специалиста входят первичные консультации потенциальных клиентов по телефону, выдача некоторых бухгалтерских документов (накладных и др.). Западные компании поручают офис-менеджеру ведение офиса — начиная от оформления интерьера, создания нужной атмосферы, закупки расходных материалов и заканчивая общением с коммунальными службами и координированием работы водителей, уборщиц, секретаря. "На украинском рынке труда еще не сформировались четкие рамки понятия "офис-менеджер". Каждый работодатель трактует эти должности исходя из внутренних потребностей компании. Чаще всего нужен универсальный солдат, который умеет все: от организации работы офиса до налаживания сбыта производимой компанией продукции. Если говорить о классическом понимании должности офис-менеджера, то найти такого специалиста порой сложнее, чем производственника или сбытовика", — утверждает Рашид Абдурахимов.

Работодателю нужны интеллектуалы

Высшее образование сегодня является обязательным требованием ко всему офисному персоналу. Качество этого образования зачастую не играет решающей роли, хотя некоторые компании, выбирая секретарей, отдают предпочтение соискателю с дипломом гуманитарного факультета, а идеального помощника руководителя видят в выпускнике экономического вуза. Курсы секретарей, офис-менеджеров и ассистентов руководителя, которые сейчас предлагают многие учебные центры (стоимость обучения от $100), по мнению Валерии Лысенко, могут быть конкурентным преимуществом только при наличии определенной базы — высшего образования и опыта работы. Само по себе свидетельство учебного центра вряд ли позволяет его обладателю рассчитывать на выгодное трудоустройство. Валерия Лысенко также отмечает, что претенденту на должность секретаря стоит пройти обучение по специализированным курсам "Делопроизводство" и "Деловой этикет", так как работодатель высоко ценит такие навыки. Представители кадрового центра "Профэксперт" говорят, что сейчас на должность секретаря практически невозможно устроиться без опыта работы. Впрочем, и тут есть нюансы. Например, некоторые компании принимают вчерашних выпускников вуза, желая либо самостоятельно воспитать секретаря, лояльного к фирме, либо сэкономить на его зарплате (новичку предлагают на 30–50% меньше, чем секретарю со стажем). Офис-менеджер, помимо высшего образования и разговорного английского, должен обладать организаторскими способностями, уметь общаться и быть своего рода лицом офиса. При этом часто применяется такая же система проверки надежности претендента, как и в случае с секретарем.

Личный помощник руководителя также должен быть отличным организатором, ведь в его обязанности входит снимать с шефа весь груз рутинной работы. Часто ассистенты даже проводят переговоры, особенно на предварительной стадии. Еще одно необходимое требование к личным помощникам — знание основных бизнес-процессов.

Внешние данные офисных специалистов, на которые некоторые работодатели ранее делали чуть ли не главный акцент, по словам Оксаны Яковлевой, сегодня уже не играют большой роли. Сейчас гораздо большее внимание уделяется деловой активности и уровню культуры, знанию делового этикета. Изменились и требования к возрасту офисного персонала: если раньше специалиста принимали на работу по принципу "чем моложе — тем лучше", то сейчас предпочтение отдается кандидатам в возрасте 28–38 лет.

Тем не менее сложность поиска офисного персонала, по мнению директора компании "Полиграфконсалтинг" Сергея Чижевского, заключается в том, что ведущим аспектом отбора часто является личностный фактор. Работодатель принимает решение о принятии на работу одного из представленных соискателей, зачастую основываясь на личных симпатиях, а не на профессиональных навыках кандидата.

Зарплаты не растут

Разброс зарплат для офисных специалистов очень широк. Например, небольшие отечественные компании предлагают секретарю от 300 грн. в месяц, тогда как в западных и крупных украинских компаниях ставки могут достигать $300. По словам Оксаны Яковлевой, на сегодняшний день снизился уровень заработной платы ассистентов руководителя: им предлагают в пределах $200–400 ежемесячно. Специалистам, которые не владеют английским, еще меньше — $100–250.