Среда обитания
"От качества архитектуры и дизайна зависит качество самой работы", — заявил однажды менеджер по дизайну агентства Virtuology Web. Подтверждением этой мысли стал офис этого дизайнерского агентства. Он был построен в водонапорной башне в лесопарковой полосе на окраине Брюсселя. Но руководство компании не остановилось на неординарном выборе здания под офис. Необычным стал и подход к организации офисного пространства. Каждое рабочее место оформили в определенном стиле: hi-tech, классика, "джунгли" и т.д. Эти места не закреплены за отдельными работниками. Приходя утром на работу, сотрудник может выбрать удобное для него место, которое соответствует его настроению и специфике заданий на день. Свои личные вещи сотрудники хранят в собственной тумбочке на колесиках, которую они возят за собой. "Каждый работает везде" — девиз агентства. Чтобы уединиться или поговорить по телефону, сотрудники имеют возможность выйти в соседний с башней лес.
Таким необычным образом руководство достигло сразу двух целей. Во-первых, офис производит столь яркое впечатление на клиентов, что спрос на услуги агентства остается стабильным даже в условиях кризиса. Во-вторых, новый дизайн офиса положительно сказался на взаимоотношениях между сотрудниками и руководителем — они стали более открытыми и терпимыми друг к другу. Также новый офис благоприятно повлиял и на организацию делового процесса, на производительность труда, резко уменьшилось количество выходов на "перекуры". Кроме того, офис позволяет контролировать всех сотрудников, при этом каждый их них отмечает ощущение большей свободы, пространства и воздуха. А руководитель компании Алэн Эре считает, что качественный офис можно даже использовать как инструмент мотивации, чтобы надолго привязать сотрудников к компании.
Офис с видом на морг
За последние пять лет у нас наметилось явное повышение интереса топ-менеджеров к планировке и дизайну офиса. Правда, пока что речь идет только об активном подражании уже устаревшему западному подходу, где корпоративный дизайн являлся частью маркетинговой стратегии фирмы, а его основной задачей была демонстрация респектабельности или пускание пыли в глаза клиентов и партнеров.
"Считается, что для правильной организации офисного пространства нужны большие площади и большие деньги. Руководители покупают имидж, а не комфорт, считая, что правильно организованный офис — это дорогой офис, — говорит Ирина Лысюк, психолог-консультант дизайн-центра "Митридат". — Планируя обстановку, они обращают внимание на то, "как у других", и при этом не задаются вопросом, почему у других именно так. Пожалуй, самая типичная ошибка руководителя заключается в стремлении сделать максимально большой и дорогой кабинет для себя за счет рабочих мест своих сотрудников. Иногда руководитель впадает в другую крайность, оформляя свое рабочее место в одном помещении с подчиненными. Здесь срабатывает менторский менталитет начальника: приоритет контроля сотрудников в течение рабочего дня над созданием индивидуального рабочего пространства для каждого из них. Ни о каком психологическом комфорте сотрудников в такой ситуации говорить не приходится".
Еще одна ошибка руководителя — это усиленное внимание к внешнему облику офиса за счет внутреннего. Нужно заметить, что некоторые модные сегодня специалисты акивно пропагандируют это мнение. Например, Виталий Дяченко, эксперт лаборатории фэн-шуй, утверждает, что успешность бизнеса непосредственно связана с окружением офиса, его месторасположением. Желательно, чтобы офис находился в центре города, где активно двигается позитивная деловая энергия. А вот бизнес-центр рядом с моргом или крематорием вряд ли принесет удачу его обитателям. При этом внутренняя отделка офиса и расположение объектов в нем не играет большой роли.
Дизайнеры видят основную проблему в элементарной безграмотности руководителей. "Офисы оформляются под вкусы босса, хотя дизайнерская и эргономическая грамотность наших руководителей оставляет желать лучшего, — считает директор V&G Design Studio Вячеслав Верко. — Кроме того, часто не учитываются ни стиль управления, ни направление деятельности фирмы". Из-за незнания основ эргономики руководители совершают целый ряд ошибок, которые приводят не просто к нарушению эстетики, а к снижению работоспособности сотрудников офиса и резкому повышению текучести кадров. "Эргономический эффект "правильного офиса" очень четко просчитывается, просто об этом мало кто знает", — говорит г-н Верко.
Помимо перечисленных ошибок, к наиболее распространенным стереотипам, идущим вразрез с принципами эргономики пространства, дизайнеры относят уменьшение площади приемной и места для совещаний или переговоров, а также экономию на обустройстве рабочих зон рядовых сотрудников.
Делить или не делить
Рецепт эргономичного рабочего места зависит в первую очередь от особенностей деятельности его владельца. "Необходимость раздельного помещения скорее определяется особенностями работы: степенью нервно-эмоционального напряжения работников и особенностей работы, а также степенью ответственности, — считает Виктория Ластовченко, кандидат медицинских наук, старший научный сотрудник Института медицины труда АМН Украины. — Чем выше напряжение и степень ответственности сотрудника, тем нужнее ему отдельное помещение для нормальной работы. Особенно это касается руководителей, главных экономистов и главных бухгалтеров".
"А вот для любой творческой профессии необходимо уединение, — говорит Вячеслав Верко. — Например, дизайнер не может работать в общей комнате, ему требуется уединение. Кроме того, для него важно, чтобы коллеги не смотрели на результаты его работы раньше времени, поскольку в этой деятельности все-таки присутствует какой-то элемент соревновательности. А вот научный работник, напротив, вполне может эффективно работать в общей комнате".
Понятно также, что ни адвокаты, ни психологи, ни медики не будут вести доверительные разговоры с клиентами в большой общей комнате. Для подобных не командных видов деятельности уместно использовать офис коридорно-кабинетного типа. Однако менеджеров по продаже или рекламных агентов ни к чему рассаживать по маленьким комнатам. Для них рациональнее использовать идею американского офиса — open space. Офис "американка" идеально подходит для растущих компаний, специфика работы которых требует коллективных решений. Выглядит он как большой зал, по периметру которого (зачастую за стеклянными стенами) расположены кабинеты начальства, привилегированных работников и комнаты для переговоров. В Украине, например, так оформлен центральный офис компании McDonald's и многих других компаний с американским капиталом или американским стилем управления.
Специалисты утверждают, что количество работающих людей в одной комнате не имеет значения. Главное — это соблюдение правил эргономики. "Люди, которые работают за компьютерами, должны сидеть на расстоянии двух с половиной метров друг от друга, а ближайший сосед сбоку должен находиться на расстоянии не менее полутора метров", — объясняет Виктория Ластовченко.
В случае необходимости организовать работу сотрудников в большом помещении и сохранить при этом психологический комфорт очень важно, чтобы личные пространства были разделены. И такое разделение лучше всего проводить с помощью специальных перегородок. Для поддержания командного духа и дружеских отношений между сотрудниками нужно делить рабочие зоны невысокими прозрачными или полупрозрачными перегородками.
"Оптимальный вариант — когда перегородки в офисе не соприкасаются с потолком, — говорит Виталий Дяченко. — В этом случае достигается приемлемый уровень звукоизоляции, но при этом отсутствуют преграды для перемещения энергии". Психологи в свою очередь рекомендуют ставить только стеклянные перегородки. "Во-первых, руководителю так спокойней, потому что создается иллюзия контроля. Во-вторых, стекло пропускает дневной свет, а это очень важно для сохранения психического и физического здоровья. И, наконец, создается эффект "прозрачности" бизнеса и доверительность отношений", — считает Ирина Лысюк.
Сложнее с психологическим комфортом обстоит дело в офисах открытого типа. Здесь личная и общая территории не разделяются. Даже при очень удачной планировке такого офиса многие считают, что в нем труднее сосредоточиться. Эксперты советуют по возможности рассаживать сотрудников лицом к двери.
Помимо наличия индивидуальной зоны, на чувство комфорта влияет конструкция стола и стула, цветовая гамма офиса и расположение мебели.
Дополнительный комфорт
Важной составляющей "эффективного" офиса являются дополнительные рабочие комнаты и зоны отдыха. Даже в самом маленьком офисе, помимо рабочих кабинетов сотрудников и руководителя, обязательно должна быть приемная, зал для совещаний, место отдыха и кухня.
Размер приемной зависит от количества посетителей и его функциональной нагрузки, но он не может быть меньше 10 кв. м. Дизайнеры часто вместо традиционной комнаты-приемной предлагают сектор "рисепшн" в открытом пространстве офиса, непременно в сочетании с раздевалкой или шкафом для одежды.
Обязательной составляющей офиса должна быть отдельная комната для совещаний или переговоров. Иногда для экономии офисных метров зона для совещаний отводится в кабинете руководителя. Но, как показывает практика, такой прием годится только для фирм, где не применяется командный метод работы, и совещания проходят нечасто. Комнаты для совещаний нужны еще и для того, чтобы сотрудники могли проводить неофициальные совещания и конфиденциальные беседы.
Не меньшее внимание следует уделять также размещению оргтехники, которой пользуются большинство сотрудников, например, принтеры, сканеры и т.д. Лучше всего устанавливать ее на месте пересечения всех рабочих маршрутов, но при этом пользоваться одним аппаратом должны не более 25 работников. Среди техники общего пользования наиболее эргономичными считаются многофункциональные устройства, сочетающие сканер, копир, принтер и факс.
Современные эргономисты и психологи рекомендуют создать зону для "кофе-брейков". Пятиминутки (обязательно стоя) с чашечкой горячего "допинга" или стаканом прохладительного напитка дают разрядку, позволяют быстро обменяться оперативной информацией или неотложными проблемами и выработать неожиданное решение. Что касается отдельной кухни, то она менее эффективна, чем описанная выше зона. Но у нее есть преимущества, если по специфике работы (монтаж в телестудиях, дежурство системного администратора и т.п.) работник не может тратить время на ланчи за пределами офиса.
Взгляд изнутри
Очевидно, что работоспособность человека зависит от окружающего его рабочего пространства, комфорта и удобства. Определяя дизайн офиса и оформляя свой собственный кабинет, руководители могут внимательно отнестись разве что к советам соответствующих специалистов. А вот мнение самих сотрудников никем не учитывается.
В немецком исследовательском институте Fraunhofer попытались исправить эту несправедливость и выяснить предпочтения персонала. Исследователи опросили около 700 сотрудников офисов, которые задействованы в самых различных видах деятельности. Главной задачей было выяснить, что сами сотрудники считают важным для комфорта на работе и как они видят офис XXI столетия. Работникам предлагали описать размеры идеального офиса, его тип, материалы отделки и мебели, дизайн интерьера, цвета и возможность украшать рабочее место личными вещами.
В результате опроса оказалось, что людей больше всего интересуют три фактора: свет, воздух и пространство. Важно, чтобы офис был отделан качественным материалом или хотя бы казался таким. Людям нравится стекло и ткани и абсолютно не нравится пластик. Еще один интересный момент: все сотрудники, даже представители самых консервативных профессий, желают видеть офис оформленным яркими красками (вплоть до стула), чтобы цвета "заряжали" и "бодрили". И абсолютно не приемлют бежево-серый цвет и пастельные тона офисной мебели.
Интересно, что мало кто пожелал сидеть в отдельной комнате. Наоборот, многие предпочитают открытые офисы, но со стеклянными перегородками. А вот возможность украшать свои рабочие места личными вещами (например фотографиями) не вошло в категорию жизненно важных моментов офисной жизни. Украинские эксперты утверждают, что пристрастия отечественных офисных работников очень схожи со вкусами их немецких коллег.
